経営をツール/システムから変える

【「見える化」は本当に必要?】~そもそも何がメリットなのか?~

pexels-photo-325185

はじめに

巷では「見える化」「可視化」と様々な場面で聞くことが多くあります。でも、この「見える化」は本当に必要なのでしょうか。そもそもメリットは何があるのでしょうか。今回は「見える化」を実施する方法も含めてお伝えします!

「見える化」とは?

pexels-photo-395612一概に企業経営の「見える化」と言っても様々な使い方、意味があります。しかし、共通して言えることは「見えないもの」を「見えるようにすること」です。
つまり、今見えていない課題など(潜在的課題)を見えるようにすること(顕在化)が本来の意味です。では、もともとどのように使われ始めたのでしょうか。日本の場合、「見える化」は製造現場からスタートした考え方です。

有名なものは自動車メーカーのトヨタ「かんばん方式」が挙げられます。
製造現場の「帳票」が「かんばん」と呼ばれたことから「かんばん方式」と名乗られています。

この「かんばん方式」は資金負担である在庫量を最適な数に減らすために考えられた仕組みで在庫の部品が不足しないギリギリの数を仕入れ、必要以上に在庫を持たないようにするために考えられました。そのために現場の改善を繰り返し、光や音なども活用しながら、最適な数の製造調整ができるようになりました。

つまり、「現状を把握」し、「生産性向上」(効率化)を実現するための現状把握が「見える化」の始まりなのです。現在では製造現場以外にも、一般事務やオフィスワーク、また経営者が会社全体の状況を把握し課題を抽出するために頻繁に使われています。

「見える化」は様々考案されてきましたが、大きく分けて2種類「ミクロ的見える化」「マクロ的見える化」に分かれます。

①「ミクロ的見える化」

一つ一つの業務の作業や方法を属人化するのではなく、誰でもできるように「見える化」することです。職人やプロフェッショナルの技術や技、テクニックを入社した新人などに教えるために分かりやすくするもので、いわゆる属人的業務を誰でもできる業務としてマニュアル化したり、成功事例やベストプラスティクスの共有などが該当します。

また、その製品や商品、サービスが受注してから顧客へ配送されるまでの一連のフローを把握するためにも「見える化」されます。

②「マクロ的見える化」

リアルタイムで各部門毎の全体を把握し、企業全体の現状を「見える化」することです。各部門毎の現状数値(および過去の数年の推移と比較)などを通じて、それぞれの課題をより早く発見することができます。

また、全部門での進捗を理解することで、全社的視点でどの部門に何を強化していくのか、今経営者は何をすべきかが見えてくるようになります。

「見える化」のメリット

pexels-photo-287229「見える化」には様々なメリットがあります。今まで見えなかった潜在的課題が見えることで、どのように手立てするのか、解決策が見えてきます。

①「ミクロ的見える化」のメリット

業務フローの現状把握、モニタリング(ミスやクレーム・トラブルなどの早期解決、内部統制・コンプライアンス強化)
・人事や経理、総務などオフィス人員の業務見直しなどで効率化アップ、無駄な業務の削減
・トップ営業社員の成功事例やベストプラクティスの共有(営業社員全体の底上げ)
・ブラックボックスとなっていた技術者の技・技術・テクニックの把握、教育資料化(プロ技術者の増加)
顧客毎個別の状況を把握し顧客満足度を向上できる(どの地域で、どの商品を、どれだけ利用しているのか、経営トップも含めた全社的営業などの判断もできる)
など

②「マクロ的見える化」

・組織全体としての課題が浮き彫りとなり、全社的課題や各部門毎の課題の解決優先順位が明確となる
・営業部門や販売部門の売上、受注推移がリアルタイムですぐ把握でき、売上の少ない地域や商品へのリカバリーを即時判断できる
・人件費や広告費、その他経費などを詳細に把握し、どの経費がどのように無駄に発生しているか、即時対策ができる
・個別社員や各部門毎の働きが見えやすくなり、社員に対する公正公平な評価が可能
・各部門や各社員との企業情報共有が可能となり、ビジョンや戦略、方向性・考え方が浸透
など

「ミクロ的見える化」と「マクロ的見える化」を進めることで現場業務の些細なブラックボックスを明らかにし、そして企業全体や部門全体の視点で見えなかったものを洗い出すことができるようになります。

つまり、それぞれの部署全体の底上げや組織全体として進むべき方向性が見えてくるのです。

業務の見える化を実施する方法

pexels-photo-345046それでは「見える化」を実施するにはどのようにするのが良いのでしょうか。一例としまして、オフィスワークの業務見える化をお伝えします。エクセルなどで各項目ごとに整理するのも一つの方法です。

各部署ごとに項目を整理し、それぞれの部署から記載してもらい、各部署をヒアリングしながら情報を整理する方法が一般的です。

【オフィスワークの業務見える化例】

①各業務の洗い出し
各部署が実施している業務をすべて洗い出します。
例:請求書発行

②各業務のフロー(手順)
各業務のフロー(手順)を1工程毎に分けます
例:入力処理→出力処理→押印申請→発送の4工程

③作業詳細
各業務のフロー(手順)毎の作業詳細を文章にします。
例:
入力処理・・・システムに入金入力
出力処理・・・システムから請求書を印字、発行
押印申請・・・押印申請し押印してもらう
発送・・・封筒詰めして発送

※この作業詳細については個別担当者のコツやより早く実施するためのアイディアなどを織り交ぜるとよいでしょう。

④作業量など詳細な情報の把握

以下の項目例をできる限り把握します。

【項目例】

・業務頻度(ディリー、ウィークリー、マンスリー、イレギュラー)
・業務発生の具体的な時期
・業務担当者(管理者、正社員、派遣社員、パートアルバイト)
・対応人数
・業務件数(月間件数)
・1件当たりの時間数
・1人当たりの月間見込み時間数
・業務期間(発生から終了までの平均日数)
・必要なツール
・必要書類
・社内の他部門との連携
・外部(提携企業)との連携
・発生しうるリスク
など

⑤整理、共有

全部署の洗い出し、記入を終えた後整理し、共有します。

現状の業務を把握することが第一歩です。
一つ一つの業務をしっかりと洗い出すことで、今まで何となく業務していたこと一つ一つになぜこのような方法でやっていたのだろう、とふと疑問に思うことも出てきます。

担当者がなんとなくやっていたことが、部署全体で共有し理解することで、「こうやると効率いいよね」「これは外注でもいけるよね」など良いアイディアが出やすくなるのです。
大事なのは「見える化」、見えることで次の一手が見えてくるのです。

社内システム導入による「見える化」推進

pexels-photo-270700以前は社内システムを導入するのは大企業の仕組みだという時代がありました。しかし、昨今はクラウドシステムなど、月額わずかな金額でも中小企業が活用できるようになってきました。

つまり、大企業が収益を上げるために効率的な仕組みが中小企業でも使えるようになってきているのです。その一つがクラウド経営システム「ALL-IN」です。「ALL-IN」は「ミクロ的見える化」から「マクロ的見える化」に至るまで全て見える化できる機能が盛り込まれています。

例えばですが、「ミクロ的見える化」の業務フローの現状把握、モニタリングなどは《ALL-INー販売/仕入/在庫》という機能があり、
売上から仕入案件の「作成」「発注」「仕入」「支払予定」の作成、リアルタイムの在庫の把握と過去の在庫の変動推移を確認することもできます。

ALL-INー人事・給与では、《ALL-INー販売/仕入/在庫》と連動して見積書の作成、受注、売上請求までスムーズに行えます。
銀行に入金があった場合はそのデータが取り込まれ、自動的に仕訳を行う機能もあります。
さらに各従業員が付けた勤怠管理情報から、勤務時間や残業時間が自動集計され、残業代や給与を自動計算します。

また「ミクロ的見える化」のトップ営業社員の成功事例やベストプラクティスの共有や、顧客毎個別の状況を把握し顧客満足度を向上では、
《ALL-INー営業支援/顧客管理/集客ツール が営業のすべてのフローを把握し、どのようなクレームがあったのか、優れた営業マンはどのような訪問頻度なのかなど、自社にマッチする営業方法、販売方法などが導き出せます。
新規顧客開拓では《ALL-INー顧客管理/集客ツール》の機能が新たな顧客をより増やすことに寄与するでしょう。

そして「マクロ的見える化」についてはALL-INーコックピット》という機能があります。
全社的全ての会社データが可視化され、全データからリアルタイムに生成される指標が、グラフや図表を用いたインジケータで表示されます。
すべてのデータがつながっているので営業からバックオフィスまで現状を見える化でき、何が課題なのか、全社的視点で課題が浮き彫りになってきます。

売上、経費、平均リピート回数、労働生産性、利益推移、現金預金推移など、経営者が必要とするデータ全てがリアルタイムで把握できます。

おわりに

pexels-photo-281000「見える化」の本質は「業務」の見える化ではなく「企業の未来」の見える化ではないでしょうか。

確かに、一つ一つの業務の効率化、最適化を進めることも非常に重要ですし、売上を一つ一つしっかりとプロセスを強化させることも「見える化」のメリットです。しかし、最も重要なのは経営者自身が幅広い視点、総合的な優先順位を見出し、自信を持って進むべき方向性がはっきりと認識できること、これが「見える化」の一番のメリットなのかもしれません。

「優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと」

生産性をあげる極意 無料小冊子プレゼント!

目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

Facebookページにぜひ「いいね」をお願いします!

「いいね!」を押すと「経営をアップグレードしよう!」の最新コンテンツが受け取れます

すべての業務がひとつにつながる、クラウド経営システム「ALL-IN」について詳しく知りたい方はこちら!

クラウド経営システム「ALL-IN」の
資料をダウンロードする(無料)