会計ソフト

なぜ「会計ソフト」導入に失敗するのか?4つの原因を徹底分析

site1企業の会計は重大な役割を果たすもの。会計処理のミスや不正は社会問題に発展します。企業が意識的にしっかりとしたソフトを導入し、未然にこういった事態を防がなければいけません。

そこで、考えられるのが会計ソフトの導入です。ソフト上で全ての会計情報をまとめることで、会計のミスを防ぐことができます。また、万が一社内において不正が行われた場合も、いち早く原因を見つけられます。

そんな、会計ソフトを導入したけれど思うように運用できなかったという方は多いです。その多くは、今回紹介する4つの原因に当てはまります。失敗を正しく分析して、今後の導入に役立ててください。

1.導入前にソフトウェアのタイプを確認しなかった

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会計ソフトにはさまざまな形式があることを知っていますか?最近、多いのがクラウド型のソフトウェアです。ネットワークに繋いでいることが条件ですが、メリットとして会計情報にどの端末からでもアクセスできます。デメリットは、サービスやサポートによってコストが発生してしまう点です。

他にも、ソフト型があります。こちらは、ソフトをインストールして使う形式です。ネットワークを介さないため、セキュリティが高いですが、その分初期費用がかかります。

最後にオンプレミス型があります。こちらは、社内ネットワークを利用してソフトを導入します。セキュリティは数ある形式の中で最も高く、カスタマイズも容易にできます。しかし、導入コストという点、導入までに時間がかかる点がネックです。

このように、ソフトウェアのタイプによって長所短所が異なります。導入前の検討段階で確認しなかった場合、導入後に予期せぬトラブルが発生し、問題となる場合があります。

必ず、自社の環境と会計ソフトのタイプが適合するか確認しましょう。導入後にソフトウェアのタイプを変えることは難しいです。契約の内容などを見直す必要があるので、導入前の確認をおすすめします。

2.初期費用を優先して選んでしまった

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自社に新たなソフトやシステムを導入する場合、発生するコストが気になりますよね。個人向けの会計ソフトでない場合は、年間にそれなりのコストが発生します。もちろん、会社の予算を考えると長期的にコストが少ない方が良いです。

しかし、初期費用優先で選んだことで逆に予算を超えてしまうという場合があります。それは、コストの全体像を把握していなかった場合に起こります。

ソフトウェアのタイプによってコストは変動します。クラウド型は初期費用が少ないですが、サービスやサポートに費用がかかる場合があります。ソフト型やオンプレミス型は初期費用はかかりますが継続コストが低いです。

このように、初期費用を優先して選んでしまうと、のちにコストがかかることになります。こういった事態を避けるためにも向こう10年程度のコストを算出してみましょう。

3.ソフトの連携や拡張性を考えていなかった

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会計ソフトの連携や拡張性は重要です。ソフトの連携機能が乏しいと従来のソフトと合わせて使うことが難しくなります。そのため、導入後に他のソフトも同ブランドに買い換える必要が出てくるため、思わぬコストが発生します。

また、拡張性がない場合も気を付けなければいけません。さまざまな業種や業態に合わせて拡張できるかという点は、今後の展望と合わせて考える必要があります。

会計ソフトの連携や拡張性を考える際には、ソフトの全容を把握することを忘れないようにしましょう。機能、コスト、期間などを吟味して業種や業態にあったソフトを選びましょう。

失敗を防ぐためにはできるだけ同ブランドのソフトを利用することをおすすめします。

基本的に同ブランドのソフトなら連携機能を利用できます。さらに、拡張する場合も全体をいっぺんに拡張できるため手間が少ないです。体系的にソフトを導入することで、将来のリスクを減らすことが可能になります。

4.操作性を度外視していた

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現在、提供されている多くの会計ソフトは多機能です。機能的な面でいえば、そこまで違いはありません。求めている機能のあるソフトを選ぶ人が多数でしょう。

しかし、実際に重要なのはその機能を使いこなせるかどうかです。会計ソフトの違いで一番大きいのは操作性です。経理担当者が最も使いやすいソフトを選ぶ必要があります。コストや機能だけで上層部が判断してしまうと、操作性の悪さから効率が悪くなってしまいます。

操作性は各ソフトで全く異なる場合が多いです。現在、利用している他ソフトがある際は、同じメーカーのソフトを利用しましょう。または、それに近い操作性のソフトを選ぶと運用開始時に負担を減らすことが可能です。

操作性を確認する場合に、レビューなどを参考にする人がいます。レビューはあくまで使った人の個人的な感想です。操作が簡単で使いやすいといったレビューをそのまま鵜呑みにしてはいけません。

必ず、自分が使用した上で操作性を確認してください。多くの会計ソフトにはお試し期間が用意されています。導入したい会計ソフトの候補が決まったら、試用期間を設けて確認しましょう。

この際、経理担当者に実際に利用させて点数をつけるといいでしょう。客観的な評価を心がけ、その上で、最も使いやすいものを導入してください。

まとめ

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会計ソフトの導入に失敗する4つの原因を紹介しました。原因の多くは導入段階での検討不足であることが多いです。導入前に経理担当者と綿密に打ち合わせを行い、会計ソフトを導入するようにしてください。

従来の方法を利用していた方が楽なのは明確です。新しい方法に移行するには、それなりの負担がかかります。これまで、負担をかけて移行したのに失敗した方にとって、会計ソフトの導入はリスクが高いと考えるのは自然でしょう。

しかし、失敗の原因を分析して導入すれば、経理業務を効率化してくれます。失敗は悪いことではありません。分析をせずに次のステップへ進めば、同じような失敗をする可能性が高まります。しっかりと分析を行い、会計ソフトをスムーズに導入してください。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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