e1給与計算は企業にとって重要なものです。支給日までに適切な計算ができなければ、企業の信頼は落ちてしまいます。企業にとって根幹を支える業務のひとつといえるでしょう。

そんな、給与計算の業務を軽減させようと”給与計算ソフト”を導入したという方がいると思います。しかし、業務軽減どころか導入に失敗し、業務が増えたという方は少なくありません。

今回は、給与計算ソフトの導入に失敗する4つの原因を紹介します。その上で、どのような対策を取れば、導入を問題なく進められるのか分析していきます。これから導入する方も、改めて導入を検討している方も参考にしてみてください。

1.明確な目的がない状態での導入

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給与計算ソフトを始めとするシステムの導入には明確な目的があります。その目的を持たずして導入することはリスクにつながります。多くの方が、明確な目的を持たずに導入を考えています。

例えば、現在の負担を少しでも軽くしたい、業務コストを削減して他に充てたい、とりあえず話題になっているから導入する、営業の人に勧められたので導入してから考える。

このような目的なら導入をやめるべきです。まず、導入する際に考えるべきなのは、どのような点を改善したいかということです。もちろん、負担を軽くする、業務コストを削減するというのは理由として悪いわけではありません。

もし、目的が明確でないなら数字を出しましょう。負担を軽くするなら実際に業務時間がどれだけ減るのか算出すること、業務コストの削減ならコストを計算して、具体的な数字を明確にすることが大切です。

抽象的な目的が具体性を帯びてくれば、導入後の誤差を減らすことができます。また、万が一、目的にそぐわない数値になったとしても修正が容易です

さらに、効率よく導入したいなら目的の優先順位を定めましょう。コスト面、業務時間、使いやすさなど導入する上での目的は多岐に渡ります。目的を明確にすることで数ある給与計算ソフトの比較もうまくいきます。

具体的な目的を定めていないという方は、現在のフローを見直してどの点において改善の見込みがあるのか、しっかりと把握しておきましょう。

2.コスト削減を意識しすぎた

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コスト削減という言葉は非常に魅力的です。少しでも安いコストでソフトを導入したいという方は少なくありません。しかし、コスト削減を意識することで導入に失敗したというケースがあることを覚えておきましょう。

まず、給与計算ソフトにはクラウド型とパッケージ型があります。クラウド型の場合、初期の導入コストが低いため、コスト削減という観点から選択した方は多いと思います。また、パッケージ版は初期費用はかかりますが、維持費が少ないなどのメリットがあります

他にも、オンプレミス型がありますが、給与計算ソフトの多くがクラウド型とパッケージ型です。オンプレミス型の場合もパッケージ版と同様に初期コストが高いです。

やはり、コスト削減を意識するとクラウド型を選ぶという企業が多いです。クラウド型は管理もしやすく、初めての方にとっては導入に成功したと思うくらいです。しかし、ある程度運用しているとシステムの拡張やオプションでコストがかかることが分かります。

さらには、サポートに連絡してもすぐに繋がらなかったり、不具合で一定時間操作できなかったりと不都合が多いことがあります。これがクラウド型のデメリットです。また、セキュリティの観点から言えばクラウド型は危険性が高くになります。

長い目で見るとパッケージ版やオンプレミス版の方が維持コストがかからないことも多く、この点は慎重に選ぶ必要があります。クラウド版は導入のしやすさから、初心者の人向けにメリットを多く提示しているため、導入してしまった方も多いでしょう。

クラウド型にも優れたサービスがありますが、今一度コスト面以外でも比較しながら型式を選んでみてください。コスト削減には思わぬ落とし穴が潜んでいます。

3.ソフトの操作性を考えていなかった

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意外と多い失敗例が給与計算ソフトの操作性に関すること。ソフトを導入する際にこの点に着目する人は少ないです。実際、利用しているこの操作性が徐々にストレスになっていきます。クラウド型の給与計算ソフトでは、簡単操作をウリにしていることが多いです。そのため、操作性について考えずに導入した人も多いのではないでしょうか?簡単な操作というのは人によって定義が異なります。

例えば、ある程度知識を有している場合の簡単操作と全くの初心者でも使える簡単操作は意味合いが異なってきます。また、初心者に合わせた簡単操作の場合、有識者の人は使いづらいケースも想定できます。

給与計算ソフトは頻繁に変えるソフトではありません。操作性を基準に考えるなら以下のことを意識してみてください。

  • 現体制と似ている操作
  • 同ブランドのシステムを使っている
  • ソフトのデモが用意されている。

現体制と似ているソフトなら導入後も問題なく利用できます。しかし、これだけだと信憑性にかけてしまいます。そこで、導入したいソフトと同じブランドのシステムがないか確認してください。

販売フローやその他の部署のシステムで同じブランドがあれば、操作性を把握することが可能です。また、同じブランドなら親和性も高いので連携という点でも困ることは少ないです。

そして、クラウド型の場合、ソフトのデモが用意されていることが多いです。デモなら確実に操作性を把握できます。パッケージ型やオンプレミス型にもデモがある場合が多いので、問い合わせてみることをおすすめします。

4.人事や勤怠管理との連携を考えていない

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給与計算ソフトはそれだけで完結するものではありません。もちろん、給与計算という一点に関しては効率化が図れます。しかし、企業全体の効率化を図るなら全体の連携を意識してみましょう。

人事や勤怠管理システムと給与計算ソフトの連携は重要です。企業の根幹であるシステムと連携することでさらなる効率化が見込めます。

また、人事や勤怠管理システムとの連携を軸に考えると、給与計算ソフトを選ぶ時にも役に立ちます。連携を基準に考えるというのは選択肢として正解です。連携を考えるなら同じブランドのソフトを導入しましょう。当たり前ですが、同じブランドの場合導入後の連携が容易です。

給与計算ソフトだけでなく、企業全体のフローを意識して導入すると、失敗せずに運用することが可能です。

まとめ

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給与計算ソフトの導入に失敗する4つの原因を紹介しました。給与計算ソフトの導入によって、コストの削減、勤務時間の軽減が可能になります。

導入は容易な代わりによく考えなければ、思わぬコストや時間が発生することが多いです。本記事を参考に導入に失敗する原因を把握して、導入時の負担を少しでも減らしましょう。

ソフトウェアの導入は非常に簡単な時代になりました。簡単だからこそよく考えて導入することで安定した運用が可能です。ぜひ、自社に合った給与計算ソフトを導入してください。

弊社が開発・提供する、「ALL-IN」は中小企業に特化した”トータル業務マネジメントシステム”です。「ALL-IN」には、ERPシステムはもちろん含まれており、その他にもSFA(営業支援)システム、CRM(顧客管理)システム、BIツール、タスク管理機能など、中小企業の経営に必要な業務システムが全て一つに詰まっております。もちろん給与計算も機能に含まれており、人事・勤怠管理システムとも連携しております。運用のためのサポートも整っています。

ALL-IN」を導入することで、その他の業務システムを検討する手間もコストも必要無くなります。また、これまでバラバラなシステムを使っていたことによる、入力の2度手間などの非効率な業務フローが、「ALL-IN」ではスッキリと効率化されます。以下が給与計算機能を紹介した記事ですので、ぜひご一読ください。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに