仕組み化

中小企業こそシステムはクラウド化しろ!生産性を高めるためのたった一つの注意点

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昔から、「日本の企業の年収は低い!この問題を解決するためにはシステムを利用した効率的で生産性の高い労働環境を実現しなければならない!」という風に言われているわけですが、実際、一部の大企業を除いてほとんど進んでいません。

しかし、効率的で生産性の高い労働関係を実現できるならば経営者・労働者・顧客の誰も損をしないので、もっとシステム化が進んでいても良さそうなものです。

本件ではこのような現状を分析しつつ、中小企業の方が効率的で生産性の高い労働環境を実現できるのではないか、システムの導入に失敗している企業がどの様な点で失敗しているのかという事について説明します。

中小企業にシステム導入が進まない理由を徹底解説!

中小企業にシステム導入が進まないわけ

私たちは日常生活を送るためにさまざまなシステムを使っています。例えば、友達や家族とはLINEで連絡をとって、目的の場所までの道順はグーグルマップで経路検索をして、電車の中でニュースサイトをチェックしたりと、スマホを操作するのに起きている時間の大半を使っているわけですが、ビジネスにおいては少し様子が違います。

例えば、仕事では部品を注文するのに毎度FAXで発注書を送っているという企業は少なくありませんが、日常生活でFAXで連絡をしてくれと言われたら、FAXなんか家にないし、持っていても面倒なのでメールにしてくれと言う人が大半でしょう。このように基本的にビジネスの世界は新しいシステムについて保守的な傾向があります

もちろん、多くの企業で導入が進んでいるシステムもあります。それが会計システムです。仕事の中でも経理の仕事はどこの会社でも似通っており、手作業で行うのが面倒なのでシステム導入が進んでいます。安い既製品でも汎用的に使えるので企業側は導入するのです。

しかし、これが営業や顧客管理、商品の在庫管理などになってくると話が変わってきます。これらのシステムに既製品のようなシステムを入れると、社内から「うちの業務にあっていない」という問題がでてしまい、業務に支障をきたしてしまいます。

この問題に対して、大企業はオーダーメイドのシステムを作るという方法で解決しました。何千万円、何億円をかけて自社の業務に沿ったシステムを作って毎年また何千万円、何億円の運用・管理費を掛けて業務をシステム化するのです。

もちろん、中小企業においてはこの様なシステムを作る事ができないので、システムの制作コストを負担できないのでシステム化が進みにくいという状況になっているのです。

 

経営環境を快適に!中小企業になぜクラウドシステムが向いているのか

経営環境を快適に!中小企業になぜクラウドシステムが向いているのか

このような理由から中小企業においてシステム化が進まないわけですが、多くの場合はただの食わず嫌いです。
例えば、ガラケーにこだわってスマホを使わない人が、一度スマホを使いだすとガラケーに戻れないという風にシステムを導入して使っていけばその良さに気づくはずなのです。

大企業と中小企業を比較した時にシステム導入しやすいのは中小企業です。中小企業は人数が限られていてかつ業務フローが大企業と比較して簡単な事が多いし、社長の権限が強い事が多いので社長が意思決定さえすれば大企業よりもすんなりとシステムの導入が可能です。

クラウドシステムの場合、自社用に一から作ると数千万円、数億円は必要なシステムが月々数千円、数万円で使う事が可能で、更にシステムの提供会社が更新作業を順次行ってくれるので追加のシステム制作費も知識も必要ありません。

 

クラウドシステムの導入で気をつけるべきたった一つの注意点

クラウドシステムの導入で気をつけるべきたった一つの注意点

業務効率が悪化するという反論はシステム導入を経験していない、食わず嫌いである事が多いのですが、実際にクラウドの導入によって業務効率が悪化する場合もあります。クラウドシステムの導入によって業務効率を悪化させる大半の原因となるのは、システム間の連携コストが過多な場合で、この点だけはシステム導入の際に気を付ける必要があります。

例えば、経理が先月の請求書を取引先に発行する際には、顧客台帳のシステムと請求書のシステムが連携していなければ、顧客台帳から一回データを抜き出してきて、請求書のシステムに必要情報を入力しなければなりません。

また、営業専用の顧客台帳のシステムがあって、そこで先月の取引でクレームが発生していて請求書を送れない状態になっている事が記載されていても、経理が使う顧客台帳に反映されていなければ、経理が請求書を発行して、火に油を注ぐことになります。

失敗している大半の企業の原因は、システム自体というよりもその使い方にあります。システムを導入しても結局の所システムの利用権者が限定されていて、利用権者に質問するのでコミュニケーションコストが削減できなかったり、システム同士が連携していない場合、片方のシステムから情報を入手し、もう片方のシステムに出力する作業を人間が行うので手間が掛かったり、入力ミスが発生する事によってデータがぐちゃぐちゃになっていくのです。

このように、クラウドシステムは業務の効率化には貢献しますが、システム同士の連携をきちんと考えた上で、使うシステムを選択しなければかえって業務を煩雑化させる事にもつながりかねません

 

最後に

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以上のようにクラウドシステムの導入について説明してきましたが、一番簡単な解決手段は、システム同士の連携についてもシステム制作会社に委ねる事です。しかし、各システムの制作会社が違うのでは連携はスムーズに行えません。

ALL-INはこのようなシステムの導入に失敗する原因に着目し、業務に関する様々なシステムをまとめてフルパッケージで提供しています。営業、経理、在庫など会社に関する一連のシステムをまとめて提供する事によって、システム同士の連携コストを最小限に抑える事が可能ですし、システム同士の連携に経営者や従業員が悩む必要はありません。つまり別々のシステムを利用するよりもALL-INのシステムを利用した方が確実な業務の効率化が実現可能なのです。

以下の記事もぜひご覧ください!

「優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと」

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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