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頭を悩ます業務効率化

あなたの会社では、日々の業務にムダ・ムラ・ムリが生まれていませんか?それらはそのまま業務の非効率化につながり、時間と労力を大幅に割かれてしまいます。業務の改善・効率化は会社経営において欠かせないもの。しかし、「どうしたら業務を改善できるんだろう?」と頭を悩ます経営者の方は多いのではないでしょうか?そこで今回はすぐに取り組める、業務改善のフレームワーク「ECRS(イクルス)」をご紹介します。

ECRSとは?

ECRSはイクルスと読み、主に製造現場の生産管理におけるプロセス改善のために使われるフレームワークです。このフレームワークを使い、問題点を発見して業務の改善につなげていきます。そしてECRSは以下の4つの要素の頭文字から構成されています。

 1.Eliminate:業務をなくせないか?
 2.Combine:業務を一つにまとめられないか?
 3.Rearrange:業務の順序を変更できないか?
 4.Simplify:業務をもっと単純にできないか?

E→C→R→Sの順番で業務の見直しを行い、業務改善を図ります。ポイントはEliminateから始めること。最初から業務の簡素化、順序変更について検討するのではなく、まずは既存のムダを省いていきましょう。それでは各要素を詳しく見ていきます。

E:業務をなくせないか?

Eliminateでの目的は、業務の必要性を見極めることです。まずは、業務そのものをなくせるものがないか考えましょう。本来やる必要のないもの、二度手間になっているものなど、見直しを行い出来るだけムダを排除していきます。

簡単になくすことができる業務を挙げていくと…

1.生産性の低い残業→残業を無くして、従業員の生産性を上げる

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2.使用目的のあいまいな書類→不必要なコストのカット

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ムダを見つけることは、生産性向上の種を見つけることにつながります。改めて必要な業務と不必要な業務の見極めを行いましょう。

C:業務をまとめられないか?

Combineで得られる最大の利点は、時間の短縮です。組み合わせを変えられないか、1カ所に集めた方がよい、まとめてやった方が効率的という業務を一緒にすることによって時間を短縮できないかと考えます。

簡単にまとめられるものとして…

1.一日二回の会議→ひとまとめにして時間短縮が可能になる。

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2.納品書や請求書→一つの書類にまとめて業務の効率化が図れる。

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上記で挙げたように、複数業務をまとめることで、業務効率化や時間的余裕が生まれます。

R:業務の順序を変更できないか?

Rearrangeでは業務の順番を変更することで、効率改善を行います。業務工程を見直し、優先順位の高いものから処理していきましょう。

例を挙げると…

1.営業の移動時間が多い→訪問先に優先順位を振り分け、無駄な移動時間をなくす。

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2.書類作成に時間がかかる→テンプレートを作成し、それを基に従業員が作成できるようにする

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優先順位を振るとやることが明確になり、集中力も上がります。既存の作業工程にとらわれず、効率の良い順番を探してみてはいかがですか?

S:業務をもっと単純にできないか?

最後のSimplifyで業務の単純化・簡素化を行います。作業がシンプルになれば時間は短縮され、楽になります。

簡単に簡素化できるのは…

1.エクセルで毎回数字を入力し計算している→関数を組み、自動で計算されるようにする

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2.会議の日程調整に時間を割かれる→定例会にして日程調整の手間を省く

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複雑な工程を持つ業務ほど、簡素化を行い効率化を図りましょう。今は一人が一台のPCを持つのが当たり前の時代になっているので、PC作業の簡素化は大幅な業務改善につながるのではないでしょうか?

 

まずはムダの見直しを

ECRSは、取り組むと効果が大きい順に並んでいます。まずは無くしてもよい業務を見つけることから始めていきましょう。ムダなものを排除しないで取り組むと、ムダな業務同士の結合・順序変更・簡素化など、ECRSの効果が薄くなってしまうことが容易に想像できます。

最近、断捨離という言葉をよく耳にしますが、ECRSに取り組む際は業務の断捨離をするつもりで臨んでみてはいかがでしょうか?

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに