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営業支援ツールが必要な理由とは?業務を効率化させて営業成果を最大化しよう!

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突然ですが、営業が効果的に成果を上げるためにはどうすれば良いのでしょうか?商品知識の蓄積や、営業トークの確立、情報収集能力の強化など、さまざまな要因があるかとは思いますが、特に重要なのが業務の効率化です。

他の要因が個々のスキルアップに頼らなければならない要素が強い反面、業務効率アップに関しては、画一的に行うことが可能です。今回は営業の効率化にフォーカスし、解説したいと思います。

1. 営業には効率化が必要な2つの理由

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営業とひと口に言ってもさまざまな営業があります。新たな取引先を探すための新規飛び込み営業や、既存顧客に貢献するルート営業、訪れる顧客に対応をする受付営業など、その手法はさまざまです。

しかし、いずれの場合にも利益額を上げるためには、1件でも多くの商談をする必要があり、そのために、業務の効率化をすることによって効果性を高める必要があります。では、どうして業務効率化によって効果性が高まるのか?その理由について具体的に見て行きましょう。

営業は今でも足で稼ぐ必要がある

モノがない時代、営業は足で稼ぐ必要があるといわれていました。もともと裁断機メーカーが、企業の焼却炉の煙突を探しながら街中を練り歩いたことから、「営業は足で稼ぐ」といわるようになったようです。

しかし、モノが足りてくると説得型の営業、モノが余ってくると提案型の営業へと変貌を遂げ、最近では自社商品やサービス以外の情報提供も含めて提案する「ソリューション営業」が盛んになっています。

しかし、顧客との接触回数が多いほど、好感をもたれやすいという心理学による「単純接触効果」を根拠とすると、電話やメール、訪問などのあらゆる手段で接触機会を増やす必要があります。つまり、手法は変われども足で稼ぐ原則は今でも必要なのです。

営業効率が良くなると新規営業の時間が増える

顧客との接触回数を増やすには、物理的に時間がかかります。本当に足で稼ごうと訪問ばかり続けては、時間効率が悪いといわざるを得ません。メールやFAX、電話などを駆使しながら、効率良く顧客との接点を増やす必要があります。

時間の効率化ができると、その分時間が余ります。その余った時間に新たな顧客開拓ができると、長い目で見た時に成果に大きな差が出るでしょう。たとえば100件営業をして成約率10%の営業と、1,000件営業をして成約率5%の営業ではどちらが利益を稼ぐかというと、圧倒的に後者です。営業能力を高めるのも重要ですが、時間効率を高め、商談機会を増やす方が、結果的に利益につながりやすいのです。

2. 営業の仕事を効率化する2つの工夫

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営業効率を上げるにはどうすれば良いのでしょうか?会議などで上司が部下に「もっと営業効率を上げなさい!」といっている姿をよく目にしますが、それで翌日以降営業効率が上がったという事例はほとんどありません。

抽象的に営業効率を上げろといわれても、営業の心には届かないのです。では、具体的にはどうすれば営業効率が上がるのでしょうか?それには「ひと筆書きで顧客回りをすること」「内勤時間もしっかり確保すること」が大切です。

ひと筆書きで顧客回りをする

営業ルートを回る時は、なるべくひと筆書きで回ることが大切です。営業効率を意識していない人は、アポイントを取っている時間と場所の都合を考えず、非効率な回り方をするケースがあります。

なるべく、ひと筆書きに一周ができて、最終的には会社に帰ることも楽なようにアポイント時間を設定する必要があります。また、アポイントを設定する日程にも工夫が必要です。

今日訪問した近くに翌日訪問する営業も数多くいますが、1日にまとめると往復1回で済みます。アポイントの段取り上手かどうかは営業の必須スキルと考える必要があるのです。

内勤時間もしっかり確保する

内勤の時間をしっかりと確保することも大切です。営業は顧客と商談をしていると、何となく仕事をした気になりがちです。上司も「内勤ばかりしてないで外回りして来い!」という人がいらっしゃいますが、無理に外回りをしても効果は期待できません。

それよりも、内勤をしてリアルタイムに顧客からの依頼を対処している方が、顧客ニーズに応えることができる場合があるのです。「見積書の提出早くしてください」「納期回答がまだですよ」「遅れている商品の納期調整を急いでください」と考えている顧客は、訪問されるよりも早く対応して欲しいのが本音ということに気がつく必要があります。

3. 業務管理システムで営業効率を上げる

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アナログな方法で営業効率を上げるということは、もちろん大切ではありますが、それに加えて業務管理システムの導入も検討する必要があります。業務管理システムを導入すると、営業個人だけではできない効率化を期待することができます。営業個人の効率化と合わせて利用すると、より効率化を図れますので、ぜひ検討しましょう。

営業の無駄な仕事をシステムに任せる

営業が内勤を行っている時には、無駄なルーチンワークも非常に多いのです。新規顧客にアプローチしている状況を表にしたり、見積書を発行したり、案件や注残のデータベースを更新する場合に、アナログな方法で行っている場合は、どうしても一定の時間が費やされます。

しかし、これらが一元化されたシステムがあれば、簡単な入力方法で管理ができたり、ほぼワンタッチで見積書を発行することが可能です。これにより、膨大な時間が浮きますので、アナログな方法はそろそろ卒業しましょう。

顧客との過去の履歴を閲覧できる

顧客から営業への問い合わせの中には、「この商品前回発注したのはいつでしたか?」「見積書再発行してください」「該当商品の値下げを検討して下さい」などといわれることがあります。これらに対応する場合に、社内で管理している情報を一元化されていなければ、過去の履歴を紐解くだけでも面倒な仕事となるでしょう。このような場合にも、営業にまつわる情報が一元管理しているシステムがあると、スムーズに仕事を運ぶことが可能です。

4. おわりに

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営業は個々の能力アップも大切ではありますが、画一的な効率化も重要です。アナログな方法でもできる効率化はたくさんありますが、システム化しないとできない効率化もたくさんあります。どちらが大事かということではなく、どちらも大切ですので、営業効率アップの両輪として対応しましょう。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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