経営コラム

業務効率化への初めの一歩!すぐにできる業務効率化を大公開!

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業務改善というのは、特に多忙でマンパワー不足がちになりやすい中小企業にとっての永遠のテーマではないでしょうか?具体的に業務改善をしようと思っても、何から手を付けて良いのか分からないという経営者や、業務改善の指示を出しても実践に至らないという経営者のお声をよく聞きます。そんな場合には、ハードルを下げて、取り組みやすいことから始めると良いでしょう。そこで、すぐにできる業務改善法を紹介します。

今日からできる3つの業務改善法

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業務改善の対策を取ろうと思い、経営者自ら改善案を示したとしても、1週間後には何事もなかったかのように、計画倒れとなっていることが多いようです。その理由は、内容が曖昧であったり、難易度が高かったり、個人の裁量にゆだね過ぎていることが考えられます。

そこで、「整理整頓タイムを取る」「一日の仕事計画を立てる時間を取る」「仕事の進捗チェックリストを配る」など、具体的で明瞭な方法がおすすめです。

整理整頓タイムを取る

業務改善を行う上で見逃されやすいことですが、整理整頓をするということはとても重要です。職場が散らかっていると、探さなければならないものがすぐに見つからず、業務の効率が悪い状態となります。

また、パソコンの中も整理整頓ができていないと、業務効率が悪くなるため、整理整頓は必須です。できれば毎日始業時間直後や終業時間直前に、5分間程度で構わないので、整理整頓時間を取りましょう。浸透させるために、社員一斉に行うことが重要です。

一日の仕事計画を立てる時間を取る

一日の仕事の計画を立てる時間を取るのもおすすめの方法です。社員の中には毎日場当たり的に仕事をして、主体的な業務ができていない人もいます。その原因は自分がその日に何をしなければならないかを分かっていないためであることが多いため、毎朝その日一日にやらないといけないことをリストアップさせると良いでしょう。もちろん、白紙のメモに手書きで箇条書きにする程度で構いませんので、2~3分の労力で効果を発揮する方法です。

仕事が終わるたびにチェックさせる

リストアップした仕事が1つ終わるたびに、レ点チェックなどをするように指示しておくと、仕事の進む速度を体感することができます。また、やらなければならない仕事を忘れたまま残すことを回避することもできますので、誰でも簡単に仕事の進捗が分かる方法です。レ点チェックが増えると達成感も得られるので、モチベーションの維持も期待できますので、ぜひ試していただければと思います。

社員一丸となってできる2つの業務改善法

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より会社での取り組みという色合いを出すためには、会社をあげての取り組みとして、業務改善の旗印を立てると良いでしょう。その方法としては「業務改善の目標と進捗状況を確認する」「達成のご褒美を社員に決めさせる」ことがおすすめです。

ただ、これらを形式的にするのではなく、しっかりと盛り上げながら行うことで効果を期待できます。経営者と社員、社員同士の連帯感を得ることもできますので、副産物を得ることができる旨みもあるでしょう。

業務改善目標と進捗状況を確認する

まずは業務改善目標を具体的に立てることが重要です。チェックリストを作り、整理整頓目標や自主的な改善計画、仕組みに対する改善計画を立てましょう。売り上げ計画と連動させれば、より会社の収益に直結する取り組みができるでしょう。

立てた目標に対しては、売上目標と同様に、しっかりと進捗を追うことも大切です。進捗状況の結果に照らし合わせた一定の評価制度もあると、社員の意識も変わります。

達成のご褒美を社員に決めさせる

進捗状況を追う場合、その結果によってご褒美を用意することがおすすめです。業務改善計画によって売上が上がったという裏付けがある場合には、それを原資としてご褒美を出すことは可能です。

逆に、業務改善計画が売上に貢献する裏付けが取れないものであれば、絵に描いた餅となりますので、ちゃんと売上との裏付けが取れるような計画が重要です。ご褒美は社員へのアンケートなどによって決定すると、より社員の気持ちに立ったものを用意できるかと思います。

確実に業務改善するシステム導入

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ここまで紹介した業務改善の方法は、すぐに導入し、実践しやすいものばかりです。できればすぐにでも導入することをおすすめします。しかしながら、足並みをそろえるのが難しいという状況の会社もあるかも知れません。

そのような会社でも確実に業務改善するには、システム導入が手軽です。システムを導入すると、それだけでも一定の業務改善が期待できるため、即効性が高い方法だといえるでしょう。

社員が楽に業務改善できる

システムを導入すると、社員が楽に業務改善をすることができます。社員が楽になった時間や労力を、クリエイティブなことに使うことで、より多くの利益を得ることができるでしょう。

使いやすいシステムの導入ができれば、社員に何かを指示する必要もありませんし、費用対効果の計算も楽になります。浮いた利益で、福利厚生や会社での行事にまわせば、社員のモチベーションも上がるかと思いますので、とても手ごろな方法です。

改善の可視化を社員で共有する

システム導入による効果を、社員に可視化させることができれば、会社が社員のために用意しているものの有用性をしっかりと感じてもらうことができるでしょう。システム導入後の一定期間は、費用対効果を赤裸々に公開することをおすすめします。

その分、しっかり報酬に回していれば、社員が気持ちよく働いてくれるかと思いますし、真摯な会社であるアピールにもなるでしょう。システム導入を機に、さまざまな副産物を得ることが可能です。

おわりに

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業務改善ということは、どこの企業でも悩みが多い事柄ですが、実際にきっちりと改善計画を立てているところは少数です。そのため、業務のロスが多く、結果的に機会損失にもつながります。

しかし、ここで紹介した方法で業務改善をすれば、今まで得ていなかった利益を得ることができますし、派生してさまざまな便益を生むことも可能です。早速今日から業務改善の計画をしっかりと立てましょう。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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