経営コラム

業務簡素化を徹底したいなら先ず取り組むべきこととは?

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多くの企業では、業務に無駄があると分かっていながら、業務簡素化を上手に図れていないという状況にあるようです。しかし、業務簡素化は利益につながりますので真剣に取り組むべきでしょう。その方法を解説します。

企業における無駄を考えるべき

大企業も中小零細企業も、企業活動を行う中では、少なからず業務における「無駄」が存在するかと思います。特に、零細企業から中小へと規模が移行する段階あたりから、無駄にフォーカスされるケースが多いようです。

無駄を省こうと思っても、何からメスを入れて良いか分からなかったり、何を改善すれば良いのか分からないケースもあるため、中々改善が進まないと嘆いてる経営者も多いことでしょう。まずは、企業における典型的な無駄とは何かから考えて行きましょう。

時間の無駄

企業における無駄の中で、最たる典型例が時間の無駄です。たとえば私語が多い職場や会議が多い職場は、時間の無駄も多い可能性があります。業務に関係する話しをしているため、無駄だと感じられないケースがありますが、そこが落とし穴となっているポイントかも知れません。

会話の内容を吟味してみると、実は仕事にかこつけた雑談であるケースが多いため、無駄であることに気が付かないのです。無駄に気付くには、会話の内容の重要度や緊急性の段階を意識させる必要があるでしょう。

残業の無駄

残業が多い会社も無駄が多いケースが考えられます。残業は時間内に終わらなかった業務を行う時間であるため、仕事の本質からは外れています。しかし、日本の場合は残業をすることが美徳のように思われがちなので、時間内に業務を終了させる意識付けが重要です。

また、残業代をあてにして、昼間ダラダラ働いている社員もいて、単なる残業代稼ぎとなっているケースもあるでしょう。定時に終わらない仕事が本当にある場合には、人員配置を検討する必要があります。

合わない人員配置の無駄

適材適所の人員配置ができていれば業務の簡素化が実現しやすいのですが、社員のスキルと配置がうまくマッチングしていない場合には、大きなロスが生じている可能性があります。

特にマンパワーが足りない会社の場合、人のスキルよりも空いたポストを埋めることを重視しがちですが、適材適所を意識することの方が先決です。そのためには、社員の適性をしっかり図るための仕組み作りが必要となります。社員の適性は、入社直後に短期間でもさまざまな部署を経験させると、はっきりしますので、試していただければと思います。

業務簡素化する場合のポイント

ここまで紹介した無駄を改善し、業務を簡素化したい場合には、次はどのようなことに気を配れば良いのでしょうか?業務簡素化するためにはさまざまなポイントがありますが、その中でも注視しておきたいポイントを3つ紹介します。

仕事量と売上は適切か

業務を簡素化する上で重要なポイントは、仕事量と売上のバランスが適切かどうかを判断する必要があります。売上が順調に上がっていると思えても、実際の売上に見合わないほど社員が馬車馬のように働いていれば、健全な売上とはいえません。その場合には、無駄を省き、業務を簡素化するか、マンパワー不足に対応する必要があるでしょう。

その見極めとして、仕事量と売上のバランスが適切かどうかを査定しましょう。査定方法は、業界1人当たりの平均時給と比較をすると、適切かどうかが判断できるかと思います。

外注展開を効率よくしているか

全て自社で仕事を完結させている場合は、業務ロスが大きい可能性があります。もちろん業種にもよりますので一概にいえませんが、なるべく自社が得意なものは社内で、自社が苦手なものはそれらを得意としている外注展開すると、業務を簡素化することができるでしょう。

社員に適材適所があるように、受注した案件にも適材適所が有ります。自社対応と外注対応のバランスを常に意識しておきましょう。

業務簡素化を確実に行う方法

業務簡素化のために、無駄を見つけて改善ポイントを把握した場合には、より具体的な対策を講じる必要性に迫られます。改善ポイントを把握したり意識するだけでは、絵に描いた餅であるため、実践していく必要があるのです。では、その実践方法を紹介します。

ビジョンと目標を共有する

業務簡素化を確実に行うには、社員1人1人が結果に責任を持つことが大切です。そのためには、ビジョンと目標を共有することが重要となります。社員1人ずつ、具体的なビジョンと、そこから逆算した目標を設定し、達成に向けて真剣に動き出すと、必然的に無駄が軽減されるでしょう。社員の内発的な動機付けを喚起することも可能です。

ただし、成否はビジョンや目標の内容や、達成した時のご褒美にかかっている部分もあるため、社員とのコミニケーションの上で取り決めることをおすすめします。

システムを利用して無断を省く

具体的で簡単に業務簡素化を実現する方法は、システムの導入です。人間が行うよりもシステムに任せた方が圧倒的に速くて正確な業務は、どこの会社にもたくさん存在するため、システム導入は即効性と長期的な効果のある方法です。

ただし、無用の長物のようなアンマッチングなシステムや、オーバースペックのシステムはもったいないので、自社に合ったシステムを探すことが大切です。

おわりに

業務簡素化をするためには、普段はなかなか気が付かない多くの無駄を見つけることが先決です。無駄を見つけ、改善ポイントを意識した上で、具体的な改善に取り組むと良いでしょう。今まで見えなかった問題が浮き彫りになった時こそ、会社の成長のチャンスだといえます。その場合には、ビジョンの設定やシステム導入を行うと、必然的に業務簡素化ができますので、前向きな検討をおすすめします。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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