省力化

【業務効率化】賢いシステムの選び方と使い方!

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中小企業はマンパワー不足に陥りがちであるため、システム導入によってマンパワー不足を補おうとする経営者は多いようです。しかし、やみくもにシステム導入をしても宝の持ち腐れとなります。そこで、賢いシステムの導入法を紹介します。

システム導入でありがちな失敗

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自社内にシステムを導入すれば、業務上の効率は一気に上がると期待する経営者は多いのですが、いざ導入を試みると、期待していたような結果が得られないとがっかりすることがあります。

それどころか、期待値に対する効果測定すらしていない経営者も多く、自分の会社でありながら、社員任せとなっている企業も多いのです。そのようなことにならないように、まずは反面教師として、ありがちな失敗例を紹介します。

誰も使わないシステム

もしも50万円かけてシステムを導入したと想像してみてください。そのシステムはとても便利で、しっかりと活用すれば、自社の利益向上の大きな要因となると期待していたとしましょう。しかし、そんな素晴らしいシステムも、社員が誰も使いこなせなければどんな気持ちになるでしょうか?

システムは使えてナンボですので、複雑なシステムを導入しても意味がありません。仮に利益率10%の業種であれば、50万円は500万円の売上に相当します。誰もが使いこなせるシステムを導入する必要性を意識しましょう。

部署間の連携がないシステム

社員の中で利便性が高いという声が上がるシステムであっても、ひょっとすると一部の社員だけに便利なだけかも知れません。営業は便利だといっていても、間接部門は不便だと感じている可能性があります。

システムの利便性は「誰にとって」というキーワードを念頭におかなければ、会社全体の利便性の向上にはつながりません。部署間の連携がないシステムを導入すると、一部の社員にのみ有効なシステムとなる可能性があります。

担当者の入力ミスが多い

システム導入で混乱をきたす要因の1つに、不慣れな社員の入力ミスがあげられます。この時、「せっかくお金をかけて便利なシステムを導入してやったのに」という経営者の思いと、「せっかくしっかり仕事していたのに、余分なシステムのせいでかえって仕事が増えている」という社員の間には、それぞれ別の正義が葛藤する羽目になります。このようなことがないように、初心者にも使いやすいシステム導入が重要です。

賢いシステムの選び方

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ありがちな失敗例を反面教師にしつつ、賢いシステムの選び方を検証してみましょう。賢いシステムの選び方として、特に考えておきたいポイントが「導入段階から社員と情報共有する」「投資に対する利益を計算する」「他のシステムとの親和性があるものを選ぶ」の3点です。それぞれの内容を紹介します。

検討段階から社員と情報共有する

システムは経営者が使うものではありません。にもかかわらず、経営者が独自にシステムを選んでしまうことが多いのです。「会社がお金を出すんだから」と考えて安易に経営者が独断で決めてしまうと、結局無用の長物となり、お金を捨てる羽目になります。システム導入は、検討段階から実際に使用する社員を巻き込んで話し合いをすることが大切です。

投資に対する利益を計算する

システム導入は一種の投資です。しかし、投資に見合わないリターンしかないのであれば、わざわざシステムを導入する必要はありません。50万円のシステムを導入したのに、効率化による利益は10万円しかないのであれば、単なる浪費に過ぎません。費用対効果はしっかりと検証する必要があるでしょう。

安価なシステムでも十分効率化は図れますので、無意味に高額なシステム導入も不要であるケースも多いようです。

他のシステムとの親和性があるものを選ぶ

システム導入は、他のシステムと親和性があるものを選びましょう。企業によってはシステムがあるにもかかわらず、担当者が独自のエクセル表を作成しているケースをよく目にします。

このようなケースは、部署間でのシステムの連携がないため起こることが多いため、他のシステムとの親和性はシステムの潤滑油となるのです。

賢いシステムの使い方

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賢いシステムの選び方ができたとしても、使いこなせなければ効果はありません。賢いシステムの使い方も真剣に考える必要があります。ここでは「業務上の課題とシステム上の課題を整理」「プロジェクトリーダーの設置」「使えるようになるまで徹底した教育」について解説します。

業務上の課題とシステム上の課題を整理

システムを導入すると、何らかの課題が見つかった時に、それが業務上の課題なのか、それともシステム上の課題なのかが分からなくなることがあります。これらを混同することによって、問題解決ができなくなるケースもありますので、これらはしっかりと区別した上で解決策を図る必要があります。

プロジェクトリーダーの設置

システム導入後に、漫然と社員に利用させていては、トラブルがあった時の対処が遅れてしまいます。また、責任の所在がハッキリしないために、問題解決が進まないこともありますので、システム導入後にはプロジェクトリーダーを設置すると良いでしょう。システム関連の窓口として、教育や問合せの窓口としましょう。

使えるようになるまで徹底した教育

システムを導入した後、一定期間経過すると、システムを上手に使っている人と、上手く使えない人の差が見えてきます。上手に使えない人を放置しておくと、業務効率上のボトルネックとなる可能性があります。必ず、全員が使いこなせるようになるまで、徹底した教育を行いましょう。

おわりに

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システム導入は、失敗事例が多いことから、しっかりと選んで導入する必要があります。決して経営者の独断で選ばずに、利用する人が主体で選ぶようにしましょう。また、導入後の活用法にも工夫が必要です。ただ導入するだけではなく、誰もが使いこなせるように目を配ることが重要です。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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