仕組み化とは属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること。経営を安定させるために、経営者は業務の仕組み化を行わなければなりません。

今回は、仕組み化していない会社に起こりがちな問題を5つご紹介します。あなたの会社に当てはまる問題がないか、是非チェックしてみてください。一つでも心当たりのある問題があれば、あなたの会社ではまだ仕組み化に取り組めていない可能性があります。

問題1「社員が休むと止まる業務がある」

優秀な社員Aさんが風邪を引いて休んでしまったから、今日はあの業務ができない・・・そんな問題を抱えていたら、あなたの会社は仕組み化が出来ているとは言えません。

属人的な業務があると、社員が休んだり辞めてしまった瞬間に、業務がストップしてしまいます。業務が止まることによって、納期が遅れて先方に迷惑をかけたり、相手企業との関係が悪化して契約を打ち切られてしまう可能性もあります。

もし一人の社員に依存している業務があれば、早急に仕組み化に取り組みましょう。

問題2「優秀な社員とそうでない社員との差が大きい」

社員Bさんは優秀なのに、Bさんと同じ業務をしている社員Cさんは成果が出せない・・・そんな問題を抱えている場合も、仕事の属人性を排せていない可能性があります。

まず、社員の教育体制を見直してみましょう。「先輩の背中を見て育て！」と、マニュアルも作らずに教えていませんか？属人的な教育を行っていると、社員の成長スピードにばらつきが出てしまいます。

また、優秀な社員のノウハウが、社内で共有・蓄積されていない可能性もあります。永続的に続く会社になるためには、社内のグッドケースをシェアし、ノウハウを蓄積する仕組みが必要です。

仕組みを構築すれば、全社員がある程度の成果を出せるようになります。

問題3「業績が安定しない」

会社は「人」によって成り立っています。しかし、人は不安定な生き物。そのため、業務が属人的だと業績も不安定になってしまいます。

安定した業績は、仕組みによってもたらされます。ノウハウを蓄積する仕組み、社員のモチベーションを保つ仕組み、ITツールを使いこなす仕組みなど、業務を仕組み化することが、ひいては業績向上へと繋がっていくのです。

業績を安定させるために、仕組みを構築しましょう。属人的で不安定な仕事がなくなることで業績は安定し、会社は成長し続けることができます。

問題4「新しいITツールが定着しない」

仕組み化するために導入したITツールも、結局社内に定着せず、時間と投資を無駄にした、という経験をお持ちの経営者は多いかと思います。

ITツールを社内に定着させるには、社内でそれを活用する仕組みを整える必要があります。

社員がITツールを利用する動機づけや、社員がそれを使わざるを得ないような仕組みの構築が重要です。使いようによっては会社の生産性を圧倒的に高めてくれるITツール。ただ導入するのではなく、それを使いこなす仕組みを社内で整えましょう。

問題5「経営者が休む間もなく働いている」

仕組み化できていない会社のしわ寄せは、経営者にやってきます。終わらなかった事務作業に追われていたり、トラブルフォローに駆け回っていたり、休日返上で働いている経営者は、意外に多くいらっしゃいます。

しかし、経営者が日常業務で忙しすぎたり、未来のことを考えるのが面倒で日常業務に逃げ込んでしまうと、中長期的には「儲からない体質」になっていきます。ですから、経営者は会社の成長段階のどこかの時点で、日常業務から離れなければならないのです。

会社の仕組み化に取り組む前に、まずは経営者の仕事が仕組み化されているか確認しましょう。もし、経営者が毎日忙しく働いているようでしたら要注意です。

終わりに

以上、仕組み化していない会社に起こりがちな５つの問題をご紹介しました。どの問題にも全く心当たりがない、という方は少ないのではないでしょうか。

しかし見方を変えれば、仕組み化に取り組めば、ご紹介した５つの問題を解決することができるのです。ご紹介した５つの問題に悩む経営者の方は、早急に業務の仕組み化を行い、より安全な経営を実現しましょう。

次の記事では、経営者が仕組み化で目指すべきゴールについてご紹介します。

→次の記事へ「４. 「仕組み化」で経営者が目指すべきゴールとは」