経営コラム

電話、無駄な確認、稟議が貴方の会社の生産性を下げる?グループウェアで解消しよう!

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はじめに

営業マンはいつもとても頑張っている様に見えるけれども、その割には一人当たりの生産性に不満を持っている社長は実はたくさんいます。俺が営業すれば、コイツの2倍の注文を持ってこられるのにと思いつつ、営業マン自体はさぼっている形跡はなく頑張っているので叱りづらかったり、営業マンにどの様に行動を改善すれば良いのか指示をできないので、改善方法が有耶無耶になっている場合も多々あります。

本記事では具体的な営業マンの一日のスケジュールの例を元に、実は営業マンの生産性が上がらないのは、営業マンに原因があるのではなく会社に原因があるのではないかという事について説明します。

ある営業マンの一日

telephone-mobile-to-call-attainable-40552では、営業マンの典型的な一日の行動パターンについてある機械商社の営業マンであるA係長の一日を見て行きましょう。

8:30 出社
会社の朝礼に参加。朝礼で自分の今日の営業先を説明して、社用車に乗り込んで1件目の営業先に行く。

10:00 1件目の営業先に到着
1件目の営業先に到着。顧客に対して消耗部品を届けるついでに新しい機械のプレゼンを行う。とりあえず、見積もりが欲しいという要望を受ける。

11:00 1件目の営業終了、2件目に向かう
1件目の営業で見積もりを要望されたので、電話で営業事務のBにメーカーと連絡して見積もりを作る様に依頼しようとするも、電話がつながらないので10分車の中で時間を潰す。

2件目は後輩にCのクレーム対応でCと合流してから取引先に向かう事になっていたが、Cが急遽風邪で休みになったので、Cが日報に書いていたクレーム理由を必死で思い出しながら2件目に向かう。諸々の電話で時間をロスしたので時間が無いのでご飯はコンビニのおにぎりで済ます。

13:00 2件目の営業先に到着
ギリギリ2件目の営業先に到着する。クレーム対応だと言うのに営業事務のBから1社目の見積もりの件で謝罪中に電話が何度も来るので少しきまずい思いをするが、どうにか切り抜ける。

14:00 2件目の営業終了、3件目に向かう
2件目の営業が終了したので、営業事務のBに電話を折り返す。またこの後車を走らせていると、取引先から頼んでいた商品が届いていない、お願いしていた見積もりはまだかという催促の電話がくる。後輩のDが担当しているはずなのにとイライラしつつ自分に電話が掛かって来たのでDに連絡して状況を確認して取引に連絡する。Dに電話をしてもなかなかつながらないのでイライラする。

16:20 3件目の営業先に到着
16:00に約束していたのに、Dのトラブルへの対応のせいで20分遅刻してしまう。向かっている途中に連絡を入れて相手も了承してくれたので丸く収まっているが、理不尽だと思いつつ3件目の営業を行う。以前見積もりを提出していた機械について30万円値引きをすれば購入するという事を聞く。

17:00 3件目の営業終了、書類作成の為に会社に帰る
今日の活動を日報に記載する為に会社に帰る。また、3件目の取引先の値引きについては社内で稟議が必要なので稟議書を作成したが、決済担当のE課長が先に帰ってしまったので、またE課長を見つけて稟議書の承認を貰わなければならない。明日は直行できる予定だったが稟議にハンコを貰う為にE課長に会う為だけに、出社する事が決定する。

また、後輩のDに対して見積もりや納品遅れについて指導を行い、今後の対策を相談しようとするも、Dがいつまでも帰ってこないし連絡もつかないので20:30に諦めて退社する。

21:00 帰宅

いかがでしたでしょうか。色々な企業で実際に発生した事を組み合わせて一日に凝縮しましたが、このようなトラブルはどの会社にも起こりうる事です。この様に営業マンは電話や確認作業、稟議によって時間を細切れにされて効率的な営業を阻害されているのです。

場所や時間に拘束されないコミュニケーション方法をつくる

pexels-photo-306534上記の営業マンA課長がなぜ効率的な業務ができないのか、主な理由は2点になります。1つは電話が来るので作業が中断される事、電話をしても中々連絡がつかないなど電話によるコミュニケーションの問題、2つ目は日報、稟議書など作成する書類が多くて書いたりハンコを貰ったりと手続きが面倒にも関わらず、過去の後輩のクレーム理由をチェックする際には日報を見る事ができなかったりと、事務処理で空回りが多い事です

実は、この様な2つの問題は多かれ少なかれどの様な企業でも起こりうる問題です。電話のコミュニケーションは、掛ける側も掛けられる側も同時に同じ時間を消費する必要があります。ラインやメールなどは時間が空いている時にメールして、相手が暇な時にそのメールを見れば良いだけなのでお互いの時間のロスが少ないのですが、電話をしてしまうとお互いに電話に時間を取られて仕事の効率が落ちてしまいます。

事務処理の空回りについても同様に時間を無駄にします。特に創業から時間が経過している会社や規模が大きい会社には、この書類本当に必要なの?という作成すべき書類がたくさん存在しますし、百歩譲って書類作成が必要であっても、紙媒体で保存しておくことと、ハンコの様な物理的な承認の確認手段が必要なのか疑問視するべきものはたくさん存在します。しかし、過去の企業の業務オペレーションについて疑問に思い、改善しようと言う人がいない場合は、このような無駄な書類作りの文化は是正されないまま残り続けてしまいます。

この様な問題を抜本的に解決する為にはグループウェアを導入する必要があります。

グループウェアを導入する事によって営業マンの1日はこう変わる

pexels-photo-450271グループウェアとは組織内での各人のスケジュール共有や、タスク管理、社内決済業務、コミュニケーションなどをサポートするシステムの事を指します。このグループウェアを導入する事によって、先ほどの営業マンA係長の1日は劇的に変化します。

まず、スケジュールがグループウェアによって共有されているので朝礼で自分のスケジュールを説明する必要はありませんし、なかなか会社に帰ってこないDをいつ帰ってくるのかとやきもきしながら待つ必要はありません。

また、電話に時間を取られていましたが、これをグループウェア内のチャットで営業事務に連絡していれば電話がつながるまで時間を潰す必要はありませんし、取引先に謝罪中に営業事務からの電話が延々となり続ける事がありませんでした

これについてはDの件も同様で、Dにすぐ電話がつながらない時点で諦めてチャットに残して、3件目の営業先に向かえば遅刻は防げたかもしれませんし、そもそもタスクが共有されていればDのミス自体について事前に誰かが発見して防ぐ事ができたかもしれません。

また、営業先や移動中などでも、過去の日報などが閲覧できれば急に休んだCのクレームについても簡単に確認する事が出来ましたし、稟議書がネット上でやりとりできるならば、わざわざE課長の判子を貰う為だけに出社する必要もありません。

この様に会社組織のコミュニケーションに関する様々な無駄はグループウェアによって解決できる事が多いのです。冒頭で営業マンがなぜ忙しいのに売上が上がらないのかわからない社長の話をしましたが、営業マンのどこがダメなのかを指摘する事はできても、営業マンが従っている仕組み自体を見直す事はとても困難なのです。

おわりに

pexels-photo-244371今回の記事ではグループウェアによる業務効率化について見ていきました。上の事例で言えば、A係長は8:30から8:30まで12時間拘束されていた事になりますがDが帰ってこない事が分かればすぐに帰れましたし、連絡がスムーズに行えれば3件目の取引先に遅刻する事も無く、お昼ご飯も余裕を持って食べる事ができました。日報や稟議書もオンライン化されているならば17:00に営業が終わった時点で家に帰って、家から日報や稟議書を送ってゆっくり家族とごはんを食べられたかもしれませんし、これに残業代を支払っているのであればコミュニケーション不全が企業の生産性を下げています。

1人当たりの生産性をあげたい企業経営者の皆様はグループウェアの導入によって効率の良い社内コミュニケーションを実現してください。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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