一元化, 仕組み化, 経営コラム

確実に業務効率化を遂行!結果が出る業務効率化へのヒントと具体例を紹介

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企業経営者は体感しているはずですが、社内には多くの無駄がはびこっています。特に、盲点となっているものは改善が困難です。そこで、無駄の内容と無駄をなくす方法を解説します。

中小企業で盲点となりがちな社内の無駄とは?

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大企業はシステム化によって合理化されているケースが多く、比較的無駄が少ないケースが多いようですが、中小企業となると、個人の裁量で業務が遂行される面が強いため、随所に無駄が見え隠れするケースが多々あります。

数多くの無駄に対し、各会社ごとに改善の取組がなされているかと思いますが、案外盲点となっている場合もあり、なかなか改善できずに悩んでいる経営者もいらっしゃいます。まずは、盲点となりがちな無駄を紹介します。

仕事のための業務をしなければならない無駄

まずは仕事のための業務をしなければならない無駄を考えてみましょう。さまざまな無駄があると思いますが、典型的なのが会議の資料を懇切丁寧に作ることや、上司に納得させるための資料作りなどがあげられます。

時間をかけて作っても、実際には流し読みされることが多く、口頭やラフな資料で端的に説明する方が分かりやすい場合もあります。

IT慣れしていない人に合わせる無駄

IT慣れしていない人に合わせる無駄もしっかりと認識しておきましょう。IT慣れしていないために、慣れている人がアナログの手法に突き合わされ、せっかくオートメーション化していることが台無しになるケースもあるのです。

このような場合には、慣れている人が慣れていない人に合わせるのではなく、慣れていない人を教育して、慣れさせることが重要です。

一元化されてない高額システムの無駄

システム導入によって業務を効率化している企業もあるでしょう。しかし、せっかく高額なシステムを導入しても、一元化されていなければロスが大きくなります。

たとえば、業務管理システムと営業管理システムが連動していなければ、手動ですり合わせる作業が必要となりますので、せっかくのシステムも効果が半減してしまいます。

しかし、普段当たり前のように利用していると、無駄に気が付かない場合が多いため、一度チェックした方が良いでしょう。

業務効率化のために経営者に必要な3つの覚悟

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業務効率化を成功させることは、一筋縄ではいかないということを前提として理解しておくことは重要です。無駄にメスを入れようとすると、無駄を改善することによる弊害も見え隠れしてくるのです。

忙しそうにしていた社員が、実は暇だったことが浮き彫りになるため、抵抗されるケースもありますし、メスを入れたとしてもそのうちまた元に戻る場合もあります。

また、無駄をなくすと業務がスピードアップした感覚になる人もいるため、置いてけぼりになる人も出てきます。

妥協なく周知徹底

社内の無駄をなくすには、経営者が音頭を取って徹底した周知徹底を行うことが大切です。特に抵抗勢力には経営者の本気度を示す必要があります。

中途半端に取り込もうとしたり、周知徹底がなされていない場合には、改善意識の低い人や、今までの方法に慣れている人からほころび始めます。気が付けばリバウンドしているケースもあるため、妥協せずに取り組みましょう。

継続性と一貫性

しっかりと周知徹底ができても、一回限りの取組で終わっては、やはりまた元通りになってしまうでしょう。無駄の排除は継続的に行うことが重要です。また、経営者が言っていることに一貫性がなければ、社員の取組意欲が低下してしまいます。自分の発言や指示はメモに取るなどして、ちゃんと覚えておきましょう。

置いてけぼりになりそうな人のケア

置いてけぼりになりそうな人は、粘り強くケアをしてあげる必要があります。無駄の排除に関わらず、社内改善を行うと、必ずと言って良いほど置いてけぼりになってしまう人が出てきます。

そういった人も、追いつくまでケアしてあげる覚悟があってこそ、他の人も付いてきますし、今後の取組にも前向きになってくれるかと思います。最後までキッチリと面倒を見てあげましょう。

社内の無駄をなくすための具体策

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無駄をなくすために、盲点となっていた無駄に気が付き、改善するための覚悟を持ったとして、具体的にはどのような手法で無駄をなくしていけば良いのでしょうか?

実際の業務内容によって異なるため、一概に言うことはできませんが、どのような場合にも役立つ方法として、「改善前と改善後の指針作り」と「一元化されたシステム導入」が効果的です。それらの内容を解説します。

改善前と改善後の指針作り

改善前と改善後の指針作りとは、無駄をリスト化し、改善前の状態と改善後の理想の状態を項目化していきます。改善すればチェックして行くことで、改善の実績や改善スピードが見える化できますので、社員が具体的に取り組むことができるでしょう。

もちろん、継続性を考慮して、長期的な項目リストを作成すれば、長く利用することが可能なので、ぜひ運用していただければと思います。

一元化されたシステム導入

一元化したシステム導入も大切です。営業管理システムや受発注システム、勤怠管理システムやマーケティングシステムなど、システムにはさまざまなものが存在します。

それらがまとまっているシステムがあれば、どの部署も業務効率が圧倒的に上がりますので、利用しない手はありません。複数部署が同時に効率化できるため、その効果は2倍3倍ではなく、2乗3乗となります。ぜひ一元化された便利なシステムを有効に活用しましょう。

おわりに

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中小企業で社内の無駄をなくすには、経営者自らが陣頭指揮を取って、無駄極滅に取り組む必要があります。しかし、中途半端にしてしまうと頓挫してしまうのは目に見えていますので、経営者の覚悟が必要です。ぜひ本気で社内の無駄にメスを入れましょう。

さらに、確実に業務効率化を達成するために、以下の記事は非常に参考となると思います。合わせてご参照ください。

「優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと」

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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