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突然ですがみなさんはなんのミスもなく給与計算し、会社で働いてくれている社員に期日に遅れることなく、給料を支払うことができていますか?給与というのは会社のために毎日働いてくれている会社員への報酬です。社員が会社のことを信頼し、働いてくれているのもこの給与があるからです。その給与に支払ミスや払い遅れなどがあると、社員からの信頼を失い、業績悪化にもつながります。

今回は給与支払ミスを無くし、給与計算の作業負担も減らしてくれる給与計算ソフトについてわかりやすくご紹介します。

1.給与計算ソフトとはなにか?

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給与計算ソフトとは勤怠管理システムやなどと連携し、各種給与データから会社の社員に払うべき額の給与計算を行ってくれるものです。所得税や住民税、源泉徴収、年金、保険料などもすべて控除し給与計算を行ってくれます。

2.給与計算ソフトが注目される理由

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近年、給与計算ソフトが大きく注目を浴びています。それには2つの理由があります。

1つ目は2016年に登場したマイナンバー制度の影響です。マイナンバー制度が登場したことで、企業は膨大な量の社員の個人番号と個人情報を管理しなければなりません。これは国からも管理手順のガイドラインが出されるほど、厳重に収集し管理しなければいけません。

情報漏えいしてしまうと会社の信頼が落ちるだけでなく、国からも非常に重い罰則が与えられるからです。しかしいまだにマイナンバー管理に対応できていない会社は、個人番号や個人情報をエクセル管理していることが多いです。これではセキュリティも低く、管理業務の負担も大きいです。

そこで注目されたのが給与計算ソフトです。給与計算ソフトにはマイナンバー対応の管理システムと高セキュリティ機能があり、エクセルで管理するよりも効率的かつセキュリティも高く安全です。

2つ目はクラウドサービス型の給与計算ソフトが登場してきたことです。クラウド型の給与計算ソフトは従来のモノと比べて、導入コストが低いというメリットがあります。

また従来の給与計算ソフトは法制度が変わると、新しくその制度に対応したソフトを買い直さなければいけないことがありました。しかしクラウド型給与計算ソフトはインターネットを通じ、最新版にアップデートするだけで対応ができます。

クラウド型の給与計算システムはセキュリティ性も高く、スマートフォンやタブレットでも使うことが可能で、ネットにつながりさえすれば場所を選ばなくても良いという特徴があります。

マイナンバー制度とクラウドサービス型の登場で、給与計算ソフトはますます企業から注目を集めています。

3.給与計算ソフトのメリットとデメリット

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給与計算システムを理解するうえで重要である、会社に導入することで得られるメリットを、デメリットも踏まえながら見ていきましょう。

メリット

メリットは次の3つです。

給与計算業務の負担を軽減

給与計算業務は給与処理、保険料の処理、明細書発行などさらに多くの業務があります。こういった計算が必要な膨大な量の業務を、給与計算ソフトの機能で一気に自動で処理することができます。経理担当者の負担が一気に軽減されるのです。

法制度変更の対応ができる

税制改正などの法制度変更への対応がすぐに可能です。税率や保険料率の変更に自動的に対応し、給与計算を行ってくれるため、計算ミスを防ぐことにもつながります。

多様化する雇用形態に対応

近年、IT技術の革新などで雇用形態がより多様化しました。同じ会社の中でも、正社員やアルバイト、派遣従業員などなど、給与規定が異なる従業員が増えたのです。給与規定が異なれば、同じ会社で同じ時間働いていても、もらう給料は変わってきます。

こんな時にも給与計算ソフトを利用することで素早く給与計算が可能になります。

デメリット

給与計算ソフトには便利な特徴が多くありますが、使い方を間違えればデメリットがメリットを上回ることもあります。

他のシステムと連携できない

給与というのは日ごろの仕事の実績や人事の評価と深く結びついているため、給与計算ソフトを最大限に効率よく使用するためには、人事システムや勤怠管理システム、会計システムなどと連携させるのが一番です。

他のシステムと連携できるのかを確認せずに、給与計算ソフト単独だけを導入することで、他のシステムやすでに会社に導入しているシステムと連携できず、ソフトを新しく買い直すという失敗事例は珍しくありません。そうなればそれまでのソフト導入コストは大きな無駄になります。

複雑化する勤務形態に対応できない

IT技術の進歩によって在宅勤務など勤務体制がより多様化してきていますが、安い給与計算ソフトではそこまで対応できているものは少ないです。多くの勤務体制に対応できる給与計算ソフトを選ばければ、せっかく導入しても無駄になってしまいます。

法制度の変更に対応できない

先ほど給与計算ソフトは法制度の変更に対応できると書きましたが、一部の給与計算ソフトは新しい法制度に対応したアップデートをするときに、追加料金を求めるものや、法制度変更の場合のサポートがされておらず、アップデートができないというケースもあります。

こういった事態を避けるために導入前の入念な確認は必須です。

4.給与計算ソフト導入成功事例

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給与計算ソフトの実際の企業の導入事例を見て、導入することで業務がどう改善していったのか見ていきましょう。

Ascent Business Consulting 株式会社

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Ascent Business Consulting 株式会社は主にコンサルティング事業を展開している企業です。ほかにもコワーキングスペースの企画や運営も手掛けています。

導入前の課題

Ascent Business Consulting 株式会社の悩みもミスの許されない給与計算業務に大きな時間を取られていたことでした。本業を重要視しなければいけない中で給与計算に多くの時間を取られることはかなりのストレスです。

エクセルなどで給与明細を作っていたようですが、それではミスが無いかの確認作業などが多くなり、いずれ限界がきます。

導入後の改善

給与計算ソフトを導入してからは社会保険労務士と電話やメールではなくアカウントを共有してデータを確認できるようになりました。

また正社員、アルバイト、インターンといった雇用形態ごとの給与計算もソフトのおかげで楽にできるようになりました。

給与計算業務内の確認作業や手間などが減り業務時間が1/10まで減らすことに成功したようです。

拓設システムサービス株式会社

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拓設システムサービス株式会社はITサービスを中心とした、創業支援、エクセルで業務支援システム開発などを展開しているシステムサービス会社です。

導入前の課題

拓設システムサービス会社が抱えていた課題は毎月の給与計算に膨大な時間をかけていたことでした。会社と契約をしていた社会保険労務士と地理的に距離が離れていたので、事務的な手続きをメールでやり取りをしていましたが、それだけでかなりの時間を取られていました。給与計算業務が終了するのが給与支払日前日になることもありました。

導入後の改善

給与計算ソフトを導入してからは社会保険労務士とメールでやり取りをするのではなく、アカウントを共有し、空いている時間にデータの確認ができるようになりました。

アカウントを共有することで、メールや電話で時間も取られず、メールの読みこぼしや確認漏れも無くなりました。その結果、給与計算業務の効率も上がり、作業時間を1/5まで減らすことに成功しました。

5.給与計算ソフトを試したい方におすすめのツール

ここまで給与計算ソフトについて説明してきました。これだけのメリットがあるならば自分の会社で試したくなるのが当然です。試すことで自分の会社に給与計算ソフトが合うかどうかもわかります。そこで試すときの一番おすすめのツールをご紹介します。

ALL-IN

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このALL-INというツールの最大の魅力は中小企業の経営に役立つシステムすべてを1つのツールまとめてくれていることです。

給与計算ソフトはもちろんのこと、CRMやERP、会計システムといったすべての経営システムを、このツール1つ導入することで使うことができます。無料トライアルができますので、この機会に給与計算ソフトだけでなく、他の経営システムを使ってみてください。

例えば、会計システムや人事システムと連携している給与計算ソフトを使えば、データの手入力のための時間を格段に減らし、業務を効率化できます。以下の記事で機能の詳細を紹介しています。

 

 

まとめ

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給与計算というのは多くの給与データや勤務形態、雇用形態といろいろなものが複雑に合わさって行われます。ミスも許されません。それにもかかわらず多くの時間を割くのも非効率です。こういった業務は給与計算ソフトなどを使ってなるべく効率化を目指しましょう。そうすれば業務全体の成果も上がりますし、社員の信頼を得ることにもつながります。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに