メール配信システム

【初心者必見】「メール配信システム」ってなに?という方のためにわかりやすく解説

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情報伝達手段として多くの人が使っているメール。みなさんはメールを最大限に活用できていますか?いまメール配信はセールスツールとして大きな可能性を秘めています。意外にもメール配信は軽視されがちですが、メール配信システムを導入すれば、会社の利益をさらに伸ばすことができます。今回はこのメール配信システムについてわかりやすく説明いたします。

1.メール配信システムとはなにか?

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いまやメールは日常生活でのコミュニケーションツールとしてだけでなく、ビジネスにおいての素晴らしいセールスツールにもなっています。

たとえば、お店の常連客への新商品宣伝をメールでおこなったり、販売促進のアプローチメールを送るのもセールスツールとしての役割です。しかしこういった企業が行うセールスツールとしてのメール配信には、「商品を買いたくなるような文章能力」「文章作成時間」などが求められます。

さらにはお客様のメールへの反応や、ホームページのアクセス数などもわかれば、商品をさらに売り出しやすくなります。こういった問題を解決してくれるのがメール配信システムなのです。

2.メール配信システムが注目される理由

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近年メール配信システムは多くの企業から注目を集めてきました。その理由はメール配信システムがより便利に進化していることが考えられます。メール配信システムが進化した機能は3つあります。

まず1つ目はメール配信システムが多くのデータベースと連携できるようになったことです。自社のデータベースと連携できることで、顧客情報やメルマガ情報といった、他のデータの活用が可能になりました。これによりデータベースの連携管理ができ、誤送信などのミスを減らすことにもつながります。

2つ目はマーケティングのための機能が追加されたことです。その1つにステップメールという機能があります。ステップメールは商品の印象を明確に、お客に覚えてもらうため、定期的に情報を配信する機能のことです。事前に作成した文章も日時を決めることで、スケジュールに沿ってメールを送ることができます。新しい顧客獲得や商品購入後のアフターサービスにも対応でき、顧客の満足度を向上させることにもつながります。

3つ目がメールを読んだ顧客のリアクションがわかる機能が追加されたことです。いままではメルマガは1度送ったらそれっきりでそのメールで顧客にどんな反応が生まれたのかわかりませんでした。これでは配信効果がわからず、メール配信が有効なのかもわかりません。

いまではメルマガについているURLを、顧客がどれだけクリックしたかを分析する機能がついており、この分析機能のおかげでメルマガが効果的であったかどうかの判断ができるようになりました。

3.メール配信システムにはどんなメリットとデメリットがあるか?

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企業に実際にメール配信システムを導入するか検討するうえでも、システムのメリットとデメリットをしっかり踏まえておくのは大事なことです。見ていきましょう。

メリット

メリットはこの3つです。

配信先を登録し一斉送信が可能

メール配信は意外にも手間と労力がかかります。テンプレがあったとしても宛先選択などの細かな操作が積み重なって大きい負担になるのです。そこでメール配信システムを導入すれば、配信先を登録しておき一斉送信ですみます。配信先のグループ分けなども可能であり、メール業務の大幅な効率改善につながります。

メールの自動配信

メール配信システムでは配信日時を指定することが可能で、これにより「メールの送信し忘れ」などのミスを未然に防ぐことができます。

メールの重複送信予防

メール配信システムでは、送信済みのメールが常に記録されていますから、同じ内容のメールを送ったかどうか怪しい時に、逐一確認が可能です。また検索機能などもあり、指定キーワードでのメール検索も可能です。

デメリット

メール配信システムを導入してデメリットを受けることはあまりありません。しかししっかりとした準備をしてシステムを導入しなければ、トラブルや時間と労力、利益の損失にもつながります。

システムの設定がうまくできない

メール配信システムの設定は複雑な場合が多く、導入段階でメーカーに設定をまかせたままにしておくと後から設定変更でうまく使いこなせなくなります。またメール配信システムの最大限の効果を求めるなら、システム設定を会社に合うように設定しなければなりません。設定にはよく気を付けないと、せっかくのシステムも無駄になってしまいます。

メール配信システムとデータベースが連携できない

近年のメール配信システムは、多くのデータベースと連携することによりその効果を発揮します。しかし互換性を確認しないまま導入すると、システムとデータベースが連携できなく、メール配信システムの便利さが失われてしまいます。これではせっかくの導入費が無駄になってしまう可能性もあります。

配信数の上限が低い

メール配信システムの中にも配信上限数が300通のモノもあれば、50万通送れるものもあり、かなり幅が広いです。事前にどれだけメールを送信する会員が増えるかを想定して、システムを選ぶのも重要になります。

4.メール配信システムを導入して成功した事例

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メール配信システムを導入した会社が実際にどうなったのか見ていきましょう。

面白法人カヤック

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面白法人カヤックの事業内容は企業や団体のサイト制作・運営、コンシューマー向けゲームの制作・運用などです。

導入前の課題

メール配信システムを導入導入する前の課題は、複数のサービスを管理できないこと。そして2つ目がメルマガ運営にかかわる人数が多すぎることでした。

複数のサービスを使いながらも、個人情報を1つのデータベースで管理していたため常に顧客情報を誤って利用してしまわないよう細心の注意を払っていました。

そしてメルマガ運営ではかかわっている人間が多すぎるため、管理者のチェックがいきわたらず、誤送信のリスクが常にありました。

導入後の改善

メール配信システムを導入後は複数のサービスを独立管理可能になり、担当者の細かい権限設定や承認設定も可能になりました。これによりダブルチェック体制ができ、ミスを未然に防ぐことができるようになりました。

レアジョブ

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レアジョブは無料インターネット電話サービススカイプを使って、1対1のオンライン会話レッスンを提供している会社です。

導入前の課題

メール配信システム導入前は、自社独自で開発したメール配信システムを使っていたレアジョブ。しかし会員数が多くなるにつれ、メール配信にかかる業務時間が10時間もかかるようになってしまいました。

さらに大量のメール配信をすることで自社サーバーに負担がかかり、社内システムに支障がでてしまい、通常業務にまで影響が及んでしまいました。

導入後の改善

システム導入後はサーバーの負担も無くし、配信業務時間の短縮にも成功しました。さらに大きな改善だったのはメールの効果測定機能です。この機能によりメール内のURLクリック率やHTMLの開封率も調べることが可能になり、メール配信改善の対策が立てられるようになりました。

5.メール配信システムを試したい方におすすめのツール

ここまでメール配信システムを見てきて、実際に自分の会社に導入して試したくなった方も多いはずです。そこで無料でお試しができるおすすめツールをご紹介します。

ALL-IN

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このALL-INというツールの最大の魅力は中小企業の経営に役立つシステムすべてを1つにまとめてくれていることです。

メール配信システムはもちろんのこと、CRMやERP、会計システムといったすべての経営システムをこのツール1つ導入することで使うことができます。無料トライアルができますので。この機会にメール配信システムだけでなく、他の経営システムも使ってみてください。

ALL_INでは、メールでのフォローが必要な顧客を自動的に分析ししらせる機能が顧客管理システムに組み込まれています。下記の記事を参考にしてください。

まとめ

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メール配信は現代のビジネスではかなり使い勝手の良いビジネスツールです。しかしその使い勝手の良さからメールの量が増え、業務負担も膨大に増える傾向が強いです。日々使うメール配信だからこそなるべく効率化し、商品の販売促進にも活用していきたいですよね。そんなときにメール配信システムは大きな味方になってくれます。今一度メール配信システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

メールは、顧客フォローであり、新規顧客をリピーターへ変えるための重要な活動です。フォローの重要さに関しては以下の記事で紹介しています。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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