在庫管理システムとは、在庫情報を分析し、在庫の過不足を無くすための最適な数値を割り出すことができるシステムです。在庫はありすぎればコストになりますし、不足すれば利益の機会損失になりかねません。そんなときに在庫管理があればとても便利です。そこで今回は在庫管理システムを導入して得られるメリットを踏まえながら、わかりやすく解説していきたいと思います。
1.まず在庫管理システムとはなにか？
在庫管理システムは製造業や小売業などで、在庫情報や入出庫情報、在庫の過不足情報を管理するためのシステムです。
従来の在庫管理の方法は、アナログ式の紙や伝票での管理がメインでしたが、在庫管理システムでは、データ入力で一元管理するため、業務負担を軽減することができます。
以下の記事でも紹介しているように、システムの導入は、商品在庫の見える化をする上でとても重要となっています。
2.在庫管理システムが注目される理由
在庫管理は企業の経営が大きくなればなるほど、商品の在庫数も拡大され膨大な量になります。
そうすると従来の伝票などのアナログ的な管理方法では、在庫管理がうまく機能せず「在庫が多すぎて商品が売れ残り、損失を生み出す」または「在庫が少なすぎてせっかくの商品をお客に販売するチャンスを逃し、機会損失となる」といった問題が起こることが珍しくありません。
そこで在庫管理システムを導入すれば、商品の入出庫情報や商品の不足情報などのデータを分析し、無駄なコストをかけずに利益を生み出せる最適な在庫数値を割出すことができます。
常に原材料を仕入れ商品を製造している製造業では、在庫にある部品や原材料の数は、不足を恐れるあまり過多になりがちでした。注文が来た時に材料が無ければ利益の損失だけでなく、顧客からの信頼を失うことになるからです。
在庫管理システムを導入すればその心配は無くなります。そのため多くの企業で、在庫管理システムが注目されているのです。
3.在庫管理システムにはどんなメリットとデメリットがあるか？
多くの企業が注目している在庫管理システムには具体的にどんなメリットがあるのか、デメリットも踏まえながら見ていきましょう。
メリット
在庫管理システムを導入すると得られるメリットは次の4つです。
誰でもできるようになる
従来のアナログ式管理では、在庫管理業務の慣れや不慣れなどがあり、どうしても熟練者に業務が偏りがちでした。しかし在庫管理システムの導入によってデータ収集端末装置が使えるようになり、初心者でも誰でも在庫管理業務を効率的におこなえるようになりました。
業務の効率を改善
従来の在庫管理業務は在庫情報を手作業で紙媒体に記録しそれをエクセルで入力するという2度手間がありました。
在庫管理システムを導入すればすべての在庫に出入りする商品にバーコードが貼られ、それをデータ収集端末で読み取ることで即座にデータが管理システムに登録されます。
人為的ミスを防止
データ収集端末によりラベルを読み込むだけでデータ登録ができますので、書き損じや記録ミスなどによる人為的なミスを削減することにも貢献できます。
在庫状況をリアルタイムで確認可能
データ収集端末によって読み込まれた在庫商品のデータは常にリアルタイムで閲覧可能です。また在庫の余りや不足などの在庫情報も可視化できます。
デメリット
在庫管理システムは導入するためにしっかりと準備と検討をしていかなければ時に大きな損失を招きます。デメリットは次の3つです。
在庫管理システムを使いこなせていない
在庫管理システムはうまく使いこなせば業務改善につながりますが、使いこなせていない場合はシステムに振り回されます。システムを動かすための業務が増え、業務負担が増す可能性があります。
導入ばかりが目的になり、導入後を考えておらず、失敗する企業がたくさんあるということは覚えておいた方が良いです。
会社に必要な機能が無かった
導入した在庫管理システムがその会社の在庫管理体制にマッチしていない場合、その莫大な導入コストと労力はすべて無駄になってしまいます。
仕事量が倍増した
機能が使えない場合、いくらシステムが導入されていようと業務改善にはまったく効果を発揮しません。システム維持費や維持のための業務も必要になります。その業務量はとても多く見過ごせるほどではありません。
4.在庫管理システムを導入して成功した事例
実際に問題を抱えていた企業で、在庫管理システムを導入後は業務がどう改善してされたのか見ていきましょう。
株式会社日本ホールマーク
日本ホールマークはバースデーカードやクリスマスカードなどのグリーティング系商品のデザイン、製造、販売といった事業を展開しています。
システム導入前の課題
日本ホールマークの課題は特性をもった商品が多いことで管理が難しくなっていることでした。
メッセージカードやカレンダーと言った商品は時期が変わるごとに在庫商品を入れ替えなければいけません。そうすると商品の位置などは、常に現場にいる一部の熟練した作業員しか把握していないことになります。
この要因が在庫管理を難しくしていたのです。
導入後の改善
在庫管理システムを導入後はデータ収集端末により熟練者でなくても在庫管理業務を遂行できるようになり、在庫管理が誰でもできるようになりました。
特定の人しかわからない情報もデータ化し、共有することで、全員が情報を共有できるようになったのです。
そのためその日の出荷量に合わせた最適な人員を割り出すことも可能になり、人件費の削減にも貢献しました。
株式会社ファミリーマート
有名コンビニエンスストアのファミリーマートは、従業員3694名を抱え、フランチャイズシステムによるコンビニエンスストア事業を展開しています。現在は台湾や中国など世界的に事業を展開しています。
システム導入前の課題
ファミリーマートの課題は在庫情報や物流情報をエクセルで管理していたことでした。在庫の入出荷もメールやFAXで行っていたため、入力ミスや数量、入荷予定の日付ミス、人為的ミスなどが頻繁に起こり、正確な在庫情報を把握できなかったことが課題でした
導入後の改善
システム導入後はエクセルに手作業で入力していた手間が省け、業務負担の軽減と効率向上を実現しました。
また店舗管理システムや会計システムなどをすべて連携させることで各システムのデータを一元化することにも成功したようです。
5.在庫管理システムを試したくなった時のおすすめツール
在庫管理システムについて説明してきましたが、さらに理解を深めるためには実際にシステムを使いながら、知識とノウハウを付けることが1番確実です。そこで無料で試すことができるおすすめツールをご紹介します。
ALL-IN
ALL-INの魅力は中小企業の経営に必要なシステムがすべて1つのツールに集約されているということです。
在庫管理システムはもちろんのこと、CRM、ERP、SFA、MA、グループウェア、会計システム等の便利な経営システムが安価ですべて1度で導入することができます。
無料トライアルを実施しているので、在庫管理システムに興味がある方は試しに使ってみることをおすすめします。
ALL INでは、システム内で、商品を商品名やその色や形で検索できる仕様になっており、在庫を切らすことなく、商品を仕入れる手助けとなります。
まとめ
在庫管理は多くの企業で雑に扱われている分野でもあります。多くの会社が原材料や商品を無駄になるぐらい、多めに仕入れているのではないでしょうか？会社の利益を上げるためにはまずこういった足元を整理し、無駄なコストを削減することです。そうすることで長期的な観点から見れば、ライバル企業との利益の差が大きいものとなります。
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