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勤怠管理といえば、労務管理・人件費管理で必須の業務となります。従業員の勤務管理やシフト調整、残業時間の管理と様々な項目に分かれていますが、後回しになったり、怠ると経営にとって致命傷になります。今回は勤怠管理の基本知識をおさらいするとともに、勤怠管理を楽にするツールを紹介します。

1.【基本知識】勤怠管理とは?

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まず、経営者として押さえておかねばならない勤怠管理の基礎知識をおさらいします。昨今、「働き方改革」の下で労務管理の厳格化や従業員の過重労働への罰則規定が厳しくなっており、ともすれば「ブラック企業」扱いされてしまうので、知らないでは済まされないでしょう

勤怠管理の目的と管理項目とは?

勤怠管理の目的とは、従業員の出退勤時刻を管理しつつ、時間外労働や休憩・有休の取得状況も把握することにあります。勤怠管理を適切に行うことで従業員が過重労働に陥らずに生産的に働いているかの把握が可能です。この勤怠管理のデータを元に査定・監査・給与計算がなされるので曖昧であってはいけません。

【勤怠管理における管理項目】

・日々の出退勤時刻

・労働時間計

・時間外労働時間計

・深夜、休日勤務時間計

・出勤、欠勤日数

・休日勤務日数

・遅刻回数、早退回数、その合計時間

・有休日数とその残日数

従業員のどこまでが勤怠管理対象か?

勤怠管理の対象となるのは、正社員のみならず、契約社員・派遣社員・アルバイト・パートタイムスタッフといった企業で雇用契約を締結している従業員全てが対象となります。派遣だから勤怠管理をしなくていいというわけではなく、雇用契約を締結している従業員全てが対象であることに注意しましょう。職種によっては管理方法が異なるケースがあるので、それぞれ合わせた管理を実施しましょう。

勤怠管理はどんな形で経営に反映されるのか?

勤怠管理が経営に影響をもたらす指標としては、人件費が挙げられるでしょう。勤怠時間と有休消化日数を加味して月次の給与を定めて支払っていくので、勤怠管理を正確に行えば行うほど、人件費を正確に把握することができるのです。逆に、深夜勤務や休日勤務が多くなりすぎてしまうと人件費が多くかかってしまうとともに、従業員が疲弊し過労死リスクも高まります。過労死は遺族側からの訴訟リスクを孕んでおり、また企業の社会的信用の喪失にもつながりかねないので注意しましょう。(参考:第二電通事件

2.勤怠管理を怠ると何が問題なのか?

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勤怠管理の重要性を経営のリスク管理面から解説します。人件費だけではなく、リーガルリスクも孕んでいる点に注意しましょう。

残業代の未払い問題

正確な残業時間の把握を怠ると、残業代の未払い問題が発生し、従業員から未払い分の残業代を請求されてしまう可能性があります。よくある事例としては、退職後にさかのぼることができる期間分だけ、残業代を請求されるケースです。この場合、従業員の言い分を否定できる証拠をそろえるできることが難しくなります。そのため、負けてしまい、遅延利息を含んだ残業代を支払う羽目になってしまいます。

過重労働に陥っている従業員と訴訟リスク

勤怠管理がずさんだと、過労死・精神疾患といった従業員の労災を招いてしまうことがあります。労働契約法によれば、安全配慮義務(経営者は従業員が働くことによって身体の安全が侵されてしまうようなことがあってはならない)と定められているので、過労死・精神疾患は企業側の責任となるのです。そして、過労死が起こってしまった場合、遺族側からの訴訟が発生し、企業の社会的信用の損失につながってしまう可能性があります。

【過労死や精神疾患による訴訟の事例】

トヨタ係長過労自殺事件

電通事件

厚労省によるブラック企業認定

長時間労働や過重労働が常態化している企業は厚生労働省から「ブラック企業」認定を受けてしまい、厚生労働省に要注意企業としてリストアップされてしまいます。このような不名誉な認定を受けてしまえば、企業の信用問題にもなりますし、従業員の採用もおぼつかなくなってしまうでしょう。

【参考】

厚生労働省 ブラック企業リスト

*リストは毎月更新

罰則を受ける可能性

労働基準法では有休の一定数の支給を義務付けています。これは労働基準法39条規定と呼ばれ、違反してしまうと、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が課せられてしまいます。
(有休の規定の組み方はこちらを参照。)罰則を受けないためにも、勤怠管理を正確に行うことが求められています。

3.無料勤怠管理システム・ソフトの紹介

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リーガルリスクが発生してしまう前に、勤怠管理を正確にかつ適切に行うためには手作業では心もとないです。そんな勤怠管理を円滑にするためのツールを紹介します。テンプレートとして、Excelファイルが多く、関数が事前に入力されており、そのフォームに従って入力すれば自動的に計算をしてくれるというものが多いです。

Excelでの無料テンプレートによる管理

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引用元:複数店舗を管理するシフト表

このテンプレートは複数店舗を一度に管理することができ、誰がどのシフトで勤務しているかを一覧で管理することができます。Excelで関数が組まれているので、データを入力すれば自動的に計算してくれます。このExcelを各拠点に配布して一元管理すれば統一的な指標で勤怠管理が可能となるでしょう。

フリーソフト:オープンソース

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引用元:オープンソースホームページ

無料でダウンロードできるフリーソフトもおすすめです。このフリーソフトは無料で勤怠管理を実施できるとともに、勤怠管理に必要な項目は一通り揃っています。

4.無料クラウド・アプリでできる勤怠管理サービス

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フリーソフトやExcelのほかにクラウド上で完結する勤怠管理サービスもあります。ソフトをダウンロードしなくてもよいので便利です。またカスタマイズも簡単にでき、システム会社に莫大な勤怠管理ソフト導入費用を支払わなくて済みます。追加で費用を負担すればカスタマイズも実施してくれるものとなっているので、必要に応じて機能を使い分けるのもありうるでしょう。

Web勤怠システム オツトメ

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引用元:オツトメ ホームページ

オツトメはWeb上で完結できる勤怠管理システムです。携帯電話からでもリアルタイムに勤怠を入力することが可能なので、いつでもどこでも勤怠管理業務を実施することができます。

スマイレージタイムカード

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引用元:スマイレージタイムカードホームページ

スマイレージマイカードは無料で勤怠管理を行うことができます。30人までなら無料で勤怠管理をWeb上で完結できます。顔認証、画面認証、笑顔認証と不正防止のための機能も充実しており、これらのWeb完結での勤怠管理が無料でできるのはメリットが大きいと言えるでしょう。

5.おわりに

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ここまで、勤怠管理の意義と無料サービスについて解説してきましたが、おさらいできましたでしょうか?余計なコスト増やリーガルリスクを防ぐためにも勤怠管理は重要となります。また、システムやソフトを選ぶ際にも自社の規模や人数構成を検討した上で導入すべきでしょう。数十人しかいないのに数百万円もかかるシステムを導入するのはもったいないです。求める機能と予算が折衷できるものを選んで効率的に勤怠管理を実施していきましょう。

 

 

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに