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グループウェアとは、組織内のタスクやスケジュールなどの情報共有や、コミュニケーションを可能にするソフトウェアです。例として、カレンダー、タイムカード、チャット、掲示板などが挙げられます。

この記事では、グループウェアを導入しないことによる問題と、導入することによる解決法、また導入すべきツールをご紹介いたします。

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問題1. コミュニケーションに手間がかかる

 個人が持っている情報やノウハウを共有せず、それぞれがわからないことを毎回調べているようでは、会社として組織だって働いているとは言えません。

 そこで、情報を共有する際に、それを紙媒体で行うのは、コピーや配布に手間と時間がかかるうえ、紛失などの管理上のリスクも伴います。また、メールでの連絡にはタイムラグが発生し、さらに宛先を間違え、社外に情報が漏れるといったセキュリティ面の不安も生じます。

 電話では2人以上のやり取りが難しく、記録が残らないという欠点があります。また、電話は相手の仕事を中断させてしまい、作業効率を落とすことにつながります

解決策1. チャット機能/電子掲示板

 グループウェアのチャット機能を活用すれば、複数の人と会話感覚でスピーディーなコミュニケーションが取れますし、その記録は当人以外の社内のメンバーも閲覧できます。そのため、必要な情報を必要な時に、他の社員の仕事の邪魔をすることなく、入手することができるのです

 また、ファイルの閲覧・編集ができる権限を許可された人に与えることで、情報が外部に漏れる恐れがなくなります。また電子掲示板の機能で、関係者に向けて一斉にメッセージを発信することで、口頭や書面で伝えるのに要していた時間が、大幅に短縮できます。

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問題2. 誰が、いつ、どこで、何をしているかがわからない

 組織として働くからには、個人にあてる役割分担は不可欠です。しかしながら、各人に割り振られたタスクを他の社員がすべて把握するのは困難ですし、その進捗状況を逐一報告し合っていては、無駄な時間がかかり過ぎてしまいます

 かといって、社員が与えられた仕事をどの程度遂行しているかというのは、チームでプロジェクトを進めたり、経営者が会社を経営する際に可視化しないと、できていると想定されていた仕事ができていないなど、管理が行き届かず支障をきたします。

解決策2. スケジュール/タスク管理機能

 グループウェアにはスケジュールやタスクを管理できる機能があります。決められた時間に、スケジュールやタスクを通知してくれる機能もあるため、新入社員や、セルフマネジメントが苦手な社員も大いに助けられるはずです

 また、スケジュールやタスクが共有できるため、チームの他のメンバーも誰が何をしているかを把握することができます。そのため、出張などでオフィスを離れることが多くても、相手の予定がわかるため、共同作業の計画が建てやすくなります。

 スケジュールとタスクを共有することは、目標を明確にし、社員の成果に対する意識を高めてくれるのみならず、メンバーの貢献が顕在化するため、チームの一体感も高まります。

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問題3. 必要なデータがどこにあるかわからない

 膨大なデータを書類で処理している会社では、社員が必要なデータを探すのに無駄な手間と時間がかかります

  また、書類ではなく、コンピューターに保存されているファイルでも、他の社員がその存在を知らなかったり、保存場所を知らないために、それを利用できない不具合が生じます。

  さらに、書類を外に持ち出すのはセキュリティ上のリスクがあり、出先でその書類にアクセスができないと仕事にならないケースもあります。

解決策3. ファイルの共有

 グループウェアでファイルを共有するようになると、どのデータがとこに保存されているかが、一目瞭然になります

 また、離れた場所からもアクセスできるため、複数のオフィスを構えていたり、リモートワーカーがいる際にも、データの共有が容易にできます。 

 さらに、ファイルの閲覧・編集ができる権限を許可された人だけに与えることができるので、情報が外部に漏れる恐れがなくなります

 

〜おすすめツール4選〜

つづいて、グループウェアの中でも私たちが特におすすめするツールを4つご紹介します。

1. G Suite(Google)

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「G Suite」という名前には馴染みがないかもしれませんが、これはGoogleが2016年9月にGoogle Appsから名前を変更したためです。

G Suiteを使うメリットはなんといってもやはり、すでにGmailやGoogle Driveなどを個人的に使用している人が多いため、導入後の操作がスムーズなことです。

また、メールやファイルの容量が大量(1ユーザー30GB〜無制限)なことや、メールアドレスの@以降を自社名にできる(独自ドメイン)など、ビジネスパーソンに有用な機能が揃っています。

2. Office 365(Microsoft Office)ichigen-ka-p2-7

Office 365はMicrosoft Officeが提供するグループウェアです。Word、ExcelやPowerPointなど使い慣れたツールが常に更新され、既存のExcelのデータなども変換不要です。

また、日本で初めてクラウドセキュリティゴールドマークという第三者認証を取得しているため、クラウド上のデータのセキュリティは抜群と言えるでしょう。

各ユーザーPC・Mac5台、スマートフォン・iPhone5台、タブレット5台、合計15台からのアクセスが可能なのも、複数のデバイスを使いこなす人にとってはうれしい特典です。

3. サイボウズ Office10(サイボウズ)

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10年連続でグループウェアの国内シェアがNo.1のサイボウズのグループウェアの強みは、国産メーカであるために、日本のビジネスに適した製品・サービスを提供していることです。

さらに、ユーザー毎に異なる機能に切り替えることができるので、契約形態や勤務形態が違う社員を多く抱える会社にとって適したグループウェアです。

4. kintone(サイボウズ)

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同じくサイボウズが提供するkintoneの特徴は、プログラミングができなくても簡単に業務システムアプリを自分たちでつくれることです。

そのため、業務に変化が多かったり、リモートワークの社員がいても、状況に応じて柔軟にシステムを対応させることができます

また、専門スタッフが導入相談にのってくれるため、解決したい問題に合わせて製品の使い方を学ぶこともできます。

まとめ

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 日本の中小企業の多くは、驚くほどにITツールの導入に抵抗を持っているようです。しかし、それに甘えて改善を図らない企業が生き残るのは難しいでしょう。逆に、他の企業が取り組んでいない早期から、一元化を進めれば競合よりも1馬身リードすることができます

 グループウェアのツールの中にはサイボウズOffice10のように、500円ほどの安価で中小企業向けの機能を提供してくれるものもありますし、上記の4選はすべて一ヶ月ほどの試用期間があります。まずは試してみて、業務の効率改善が実感できたら、そのグループウェアを採用してみてはいかがでしょうか。

弊社が提供するALL INは、中小企業に特化したERPシステムで、グループウェア機能も搭載しています。一度機能をご覧になってください。

 

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに