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数週間に渡り4つの記事の連載で、多くの中小企業でバラバラで非効率に行われている社内管理、集客活動、営業活動の一元化をご説明し促進してきました。今回の記事が「一元化シリーズ」の最後のまとめとなります。

本来、様々な部署の業務すべてが経営という活動に繋がっています。したがって、今までご紹介してきた社内管理、集客活動、営業活動のそれぞれを一元化するのみでなく、それらすべてがまとめて一元化されているのが理想的な会社の姿なのです。

そこで今回は、これまでの3つの一元化をおさらいしたうえで、それらすべてを一元化し、会社をより効率的に機能させてくれるツールとその使い方をご紹介します。

社内管理の一元化 グループウェア

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グループウェアでできること

1. チャット機能・電子掲示板で意図的かつ効率的なコミュニケーションが取れる

電話でのやりとりには3人以上の参加が難しいうえに、作業を中断しなければいけないという難点があります。また電話では内容の記録が残らないため、後に振り返ったり、当事者以外に共有するのに手間がかかります。

グループウェアに搭載されているチャット機能・電子掲示板を使えば、相手の作業を中断することなく、さらにEmailよりもテンポよく会話ができます。その会話の記録が残り、それを必要とする人にアクセスを許可すれば、とても簡単で効率の良い情報共有が可能となります。

2. スケジュール・タスク管理機能で目標と過程がより明確になる

各社員の目標達成率などの数字だけを毎回ミーティングで報告するのは、聞いている方にとっても、伝えている方にとっても、特に意味を持たず無駄な時間となってしまいます

タスク管理機能により、他の社員がどのような役割をいかに果たしているのかを一目で確認でき、上司が部下の数字の報告を逐一聞くかわりに、常に監視しながら管理する必要性がなくなります。また、目標達成率が可視化され、より成果を意識した働き方が身に付くだけでなく、ミーティングの無駄な部分が省けることで、より創造的な仕事や重要な議題に時間を割くことができます。

3. ファイルの共有で、必要な情報にすぐに手が届く

膨大なデータを書類で処理している会社では、社員が必要なデータを探すのに無駄な手間と時間がかかります。また、書類ではなく、コンピューターに保存されているファイルでも、他の社員がその存在を知らなかったり、保存場所を知らないために、それを利用できない不具合が生じます。

グループウェアでファイルを共有するようになると、どのデータがとこに保存されているかが、一目瞭然になります。また、離れた場所からもアクセスできるため、複数のオフィスを構えていたり、リモートワーカーがいる際にも、データの共有が容易にできます。

集客活動の一元化 マーケティング・オートメーション(MA)

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マーケティング・オートメーション(MA)でできること

1. 顧客リストからターゲットをしぼって、メッセージが送れる

MAシステムは顧客があなたの会社の製品・サービスを購入しようとしている時の行動を分析し、そのタイミングを知らせてくれます。そこですかさず顧客にアプローチすることによって、up-sellingやcross-sellingの成功率が高まり、顧客の生涯価値を高めることができます。

的をしぼったコミュニケーションとフォローアップが適切なタイミングで、それらを求めている顧客に行き届くことによって、既存の顧客へのup-sellingとcross-sellingが企業の慣習となり、これは特に中小企業の経営を安定させるのに必要な戦略です。

2. 見込客の潜在的な成約率を見極められる

Emailやオンラインのキャンペーンのような活動をMAで自動的に行うことで、広告などに対する反応などのdigital behavior(ネット上の行動の傾向)から見込客の消費行動を分析することができます。

見込客が顧客になり得る可能性をどれだけ秘めているかを知ることは、見込の薄い層を排除できるうえ、集客と営業の優先順位を明確化してくれます

3. マーケティング戦略の効果を測れる

集客の手法やターゲットを決定する際に、発言力の強い上司の”経験に基づいた勘”のような独断に任せていないでしょうか?

MAを活用すれば、従来のスプレッドシートやEmailリストを区分し、データを抽出・分析した後、報告書を作成してそれを検討するという手作業のプロセスを一気に省略してくれます。

また、MAツールが抽出したデータとその分析結果から、次の一手を論理的に検討することが可能になります。

営業活動の一元化 営業支援システム(SFA)

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1. 営業マンの能力や特性を評価して、相性の良い見込客に対応させられる

SFAツールを導入することによって、営業マネージャーは各営業マンの行動履歴、商機、営業成績や顧客からのクレームなどを一括で俯瞰し、一元管理することができます。

それにより、マネージャーは特定の見込客に対して、能力、専門知識、スケジュールなどに合わせて最適な営業マンに対応させることができます。営業マンの見込客に対する適合性が高いほど、また、接触が早いほど見込客の成約率は上がります。

また、SFAツールは社員の営業活動を履歴に残し、報告書を迅速に作成してくれるため、業績の振るわない社員や、結果を出している社員の行動を分析し、どのような行動を取るべきかや、効果的な営業サイクルを提示してくれるため、従来の営業活動の強い属人性を軽減してくれます。

2. 商機を分析して、営業マンにマーケターの知見を備えさせられる

SFAツールを使えば、問い合せをくれた人がどこから情報を得ているのか、その中でもどのチャネルからきた方の成約率が高いのかなどを測定してくれるため、どこに営業部隊を配置し、力を入れるべきか、またどのような戦略が有効なのかが自ずと見えてきます。

また、一回の訪問や電話の効率を分析してくれるため、無駄な労力は省き、効果が出ているところに注力することができます。さらに、マーケティングの情報やリサーチのレポートなど他の部門のデータを統合できるため、営業チームはより準備が整った状態で営業に望むことが可能になります。

経営の一元化 ALL-IN

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前述のように、様々な部署の異なる業務はすべて経営に繋がっています。したがって、社内管理、集客活動、営業活動も共通したデータや情報を必要とすることは多々あり、これら3つの機能を連動させることができれば、二度手間、三度手間を大幅に削減することができます。

そんな連動性を叶えてくれるツールにALL-INという基幹システムがあります。ALL-INはその名前からわかるように、グループウェア、マーケティング・オートメーション、営業支援システム、顧客管理システムなどの機能を一つにまとめたツールです。そのため、部署をまたいで業務の連動・連携を可能にしてくれます。

そこで、社内管理、集客活動、営業活動の3つの観点から、ALL-INの複数の機能が連動した活用法をご紹介します。

ALL-INによる「グループウェア+集客ツール+営業支援システム」の連動

1. グループウェア+営業支援システム

ALL-INを使うことによって、カレンダーに日々の予定を入力するだけで、顧客との接点が記録されていきます。これを他の社員と共有することによって、「営業をする際に過去の自社との関係値を知らない」、「 別部署で同じお客様にアプローチしているかわからない」といったような疑問が解消され、より営業をかけやすくなります。

そして、すでにアプローチした顧客や見込客に対するアクション履歴が残ることによって、特定の顧客に対してどのような営業活動のプロセスが成功して、次にどのようなアクションを取るべきなのかがわかります

 

2. 営業支援システム+CRM(顧客管理)+集客ツール

営業マンや営業事務の社員は地域別、売上順、顧客属性別など顧客の特徴に合わせてリストを作成しなければなりません。しかし、データの連動ができていない会社では、顧客データがバラバラでリストを作るだけで何時間もかかったり、各個人がExcelで情報を持っているので集計ができないといった問題を抱えることになります。

ALL-INの顧客管理には詳細検索機能があります。顧客管理に入っている殆どの項目を検索することができて、瞬時に検索した項目がヒットしている顧客一覧を作る事ができます。

さらに、ALL-INの顧客リストにはタグ付け機能が搭載されているため、顧客をタグで分類することができます。例えば、顧客の所在エリアや、累計売上のタグを合わせて「東京都、累計売上10,000円〜1,000,000円」のような検索をかけることができるため、求めている顧客情報にすぐにアクセスすることができます。

このタグ別に分類したリストを集客に活用すれば、ターゲットの明確化とそのターゲットに有効なマーケティング・キャンペーンなどが可視化しやすくなります。

 

3. 集客ツール+営業支援システム

自社ホームページに問い合わせフォームを設置している会社は少なくないと思いますが、そのフォームを使って取得した顧客情報を十分に営業に生かせているでしょうか?

ALL-INの「集客ツール」と「顧客管理」の連動を使えば、お客様がホームページの問い合わせフォームに入力したデータが、自動的に「顧客管理」へ流入し記録されるため、顧客情報の入力が不要になります。

ホームページ問い合わせをしてくる顧客は、少なからずあなたの会社に興味を持っています。ALL-INの集客と顧客管理の連動を活用すれば、そのまま電話で対応したり、営業支援と連動させて見込み客フォローをしていくこともできます。

バックオフィスの業務まで連動している!

さらに、ALL-INの特筆すべきは、会計と販売管理の機能まで盛り込まれていることです。バックオフィスのデータが、営業やマーケティング部門と連動していることによって、フロントオフィスの社員も顧客とどのような取引が行われてきたかなど、取引の根拠となるデータでバックアップされます。また、経営者はフロントオフィスとバックオフィスのデータを一括で俯瞰できるので、自分の会社の状況と経営の指針が掴みやすくなります

まとめ 〜経営者のコックピットをつくろう〜

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経営者は、会社の現状や経営の状況を網羅的に把握している必要があります。今回ご紹介したALL-INを導入すれば、すべてのデータがつながっているため、営業から、バックオフィスまで、経営に必要なすべての数値や状況がわかる様々なインジケータが閲覧でき、経営の舵取りを間違いなく行うことができます。

ALL-INのコックピット機能で表示されるインジケータによって経営の見える化が実現されると、今まで経営者の経験やカンに頼ってきた前近代的な経営スタイルから脱却し、先進的な経営スタイルへ転換することができるようになります。

最後にあなたの会社での一元化の進捗を確認するためのcheckポイントを以下に挙げますので、自己評価をして、これからも一元化を推進していってください。

Checkポイント

   □メンバーが使いやすいツールを勝手に選んでいませんか?

   □社内で使われている道具をリスト化できていますか?

   □社内の道具を見直す時間を定期的に取っていますか?

   □システムの一元化はできていますか?

   □データ入力の二度手間・三度手間は起きていませんか?

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに