経営コラム

まだまだ大注目の働き方改革!~「労働生産性の向上=効率化」~

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はじめに

昨今注目を浴びている「働き方改革」、そもそもこれはどのようなものが背景にあるのでしょうか。
少子化を背景に、人材不足も深刻化しています。
「働き方改革」を受けて、企業運営をどのように進めていくのが良いのでしょうか。
その答えの一つが「労働生産性の向上=効率化」です。
効率化を推進することで、社員の一人一人の負担を軽減でき、経費削減や企業収益アップにも寄与できます。
今回はこの「労働生産性の向上=効率化」についてお伝えします!

政府が推進する「働き方改革」とは?

pexels-photo-289588ご存知、第3次安倍内閣が唱える働き方改革。
アベノミクスの「一億総活躍社会」を実現すべく、日本の労働というものに対する大革命です。

今まで日本の労働現場には様々な課題がありました。
例えばですが、
 ・就業形態による格差(正社員、契約社員、派遣社員、パート、アルバイトなど)
・長時間労働
・少子化による労働力の減少
・女性、高齢者、外国人労働力の活用
などが挙げられます。

この課題も合わせて改善すべく、推進しているのが「働き方改革」です。
2016年9月に始まった「働き方改革実現会議」では、以下9つのテーマで検討されています。

①同一労働同一賃金など非正規雇用の処遇改善
②賃金引き上げと労働生産性の向上
③時間外労働の上限規制の在り方など長時間労働の是正
④雇用吸収力の高い産業への転職・再就職支援、人材育成、格差を固定化させない教育の問題
⑤テレワーク、副業・兼業といった柔軟な働き方
⑥働き方に中立的な社会保障制度・税制など女性・若者が活躍しやすい環境整備
⑦高齢者の就業促進
⑧病気の治療、そして子育て・介護と仕事の両立
⑨外国人材の受入れの問題 

上記テーマの中でも注目すべきテーマとしては、「②賃金引き上げと労働生産性の向上」と「③時間外労働の上限規制の在り方など長時間労働の是正」ではないでしょうか。
労働生産性が向上することで、長時間労働も是正されますし、企業収益も改善が可能で、かつ合わせて多様な人材をそれぞれ能力に合わせて活用することもできるからです。

なぜ、日本の労働生産性は低いのか?

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日本の労働生産性はOECD加盟35カ国の中でみると20位、1970年以来、主要先進7カ国の中では最下位の状況が続いています。
日本の時間当たり労働生産性は42.1ドル(4,439円)で、米国の6割強の水準となっています。

なぜ、日本の労働生産性は低いのでしょうか。
もっとも大きな理由は「長時間労働」だと言われています。

日本ではもともと長く働くことが美徳とされてきた時代もあり、「24時間働けますか?」というヒット曲もありましたが、気合いと根性で企業経営を行ってきたことも、経営者側の課題としてはありました。

基本給以外の残業代を稼ぐという意味でも長時間労働を助長させてきた要因ですが、
年次有給休暇の取得も非常に低いこともあります。

1年間に企業が労働者に付与した年次有給休暇日数(繰越日数を除く。)は、
労働者1人平均18.4日、そのうち労働者が取得した日数は8.8日で、取得率は47.6%。

以上のように、日本は年次有給休暇取得率の低さからも、そして24時間働くことの美徳、周りからの視線なども含めて長時間労働をせざるを得ない環境があることが大きな背景かもしれません。

長時間労働におけるデメリット

startup-photos長時間労働となってしまうことで働く社員個人のデメリットもさることながら、
会社組織全体としても大きなデメリットが発生してしまいます。

【長時間労働におけるデメリット】

1、残業代を当てにして働くケース
  基本給以外の収入の一つとして残業代を当てにして長時間働く社員もでてきます。
  法的にも整備されているので、残業することで企業は割り増しの残業代を支払うことが義務付けられています。
  残業代が増加することで企業収益も圧迫してしまうことは否めない事実です。

2、集中力の欠如
  ダラダラと長時間働くことで集中力がなくなってしまうことはご存知の通りです。
  やはり就業時間中に、集中力を高めて効率の良い仕事を実施できる環境は社員個人にとっても非常に重要です。

3、ミスの発生
  長時間労働で集中力がなくなってしまうことで、仕事のミスも発生しやすくなります。
  もちろん、その業務をチェックする上司も集中力がなくなってしまうという恐れもあり、重要な資料などの重複ミスなども発生しかねません。

4、能力のある社員が退職してしまう
  長時間労働を放置してしまうことで、優秀な社員が転職をしてしまうことも珍しくありません。
  特に有能な社員だからこそ、他社でも十分戦力になるので、職場環境をしっかりと整える必要があります。
  全社員が効率よく、短時間で実績を挙げられる仕組み作りが不可欠です。

5、社員のメンタル不調者の増加
  長時間労働が継続してしまうことで、社員のメンタル不調者が増加してしまうこともデメリットの一つです。
  うつ病をはじめとしたメンタル不調者は日本全国で300万人以上いると言われています。
  特に長時間労働はメンタル不調者を増加させてしまう要因の一つとなっています。

6、管理職の負担増加
  一般社員が帰宅しない状態が続くと、管理職が帰れないという状態も継続してしまいがちです。
  管理職は、その1日のレポートをまとめる作業があったり負担が多いものですが、最低限の作業で管理ができる仕組みなども不可欠です。
  定刻となった際、速やかに帰宅できる環境を組織として整備することが重要となります。

労働生産性を高める方法!

pexels-photo-399161長時間労働が招く企業としての損失は計り知れないものです。
残業代などの諸経費が増加するだけではなく、表には現れない社員の疲弊を招いてしまいます。

つまり、今後は通常の業務時間の範囲で今までの仕事を完遂することが求められます。
業務の効率化、労働生産性を高めることが必要となるのです。

では、どうすれば労働生産性を高めることがでいるのでしょうか。
以下では、労働生産性を高めるための方法やヒントをお伝えします。

○無駄な会議の削減
毎日のように実施している会議は本当に必要でしょうか?
関係者が時間を費やし、効果的な情報交換ができていますでしょうか。
可能な限り、情報を共有するシステムなどでスムーズな情報交換を実施し、どうしても対面で話し合うことが必要な会議のみに限定してみてはいかがでしょうか。
今後は多くの企業が、在宅やテレワークができるような体制、仕組みの導入などが求められる時代が来ると想定されます。

○申請・承認・決済業務の簡素化
申請業務のほかに、承認・決裁業務などが意外に多くの時間を費やすとも言われています。
特に紙媒体での申請書類をいまだ登用している企業は、申請者と承認者双方がそれぞれ時間を費やしてしまうことも多々見られます。
権限を現場に移行し、承認すべき事項の見直しや承認者数の削減などの簡素化も効率化に寄与します。
最近では押印・承認ができるシステムなどもありますので、申請者と承認者がそれぞれ外出していても、申請や承認、決済ができるようになっています。

○ペーパーレス化
これまでの紙帳票や書類関係を電子化、ペーパーレス化することで、印刷や送付にかかっていた時間が短縮され効率化がアップします。
もちろん、時間の効率化だけではなく、印刷代や廃棄費用などの経費削減にも寄与します。
さらには「検索性向上」「保管スペースの削減」などの効果もあり、資料作成時間の短縮や事務スペースの削減などにも寄与できます。

○ビジネスプロセス改革(業務フロー可視化、改善)
現状多くの企業は、それぞれの業務に対して、目の前の業務を終えるためだけに終始時間を費やしています。
その業務が本来どのくらいの時間が適正なのか、またその対応する人員数が適正なのか、あまり考えずに業務を実施しているのが実情です。
しかし、前述のごとく、今後は少子化もあり人材採用も激化している中、現状の社員で効率化することが求められます。
そのために「ビジネスプロセス改革」が必要で、そのための業務の見える化、可視化が必要となります。
それぞれの業務に費やす時間、人数を把握し、より効率的に改善できる部分を洗い出し、様々なアイディアを出しながら全体の業務の効率化を実現することが有効です。

○属人化からの脱却(組織としてスムーズに業務が推進できる仕組み作り)
一般的に業務は「仕事ができる人」(個人)に集中することになり、特定社員の負担が偏っていることは多く見られる事実です。
結果、長時間労働に結び付いていることも少なくありません。
その人が仮に病気や怪我で長期休職となった場合、事業そのものが動かなくなるというリスクも抱えてしまいます。
誰にでもできる部分はどこなのか、その人がしなければならない部分はどこなのか、しっかりと業務自体を把握し、業務の可視化し、分散することが重要となります。

○組織の意識改革、情報共有
上記のような効率化に向けた改革がどのように実施されているのか、またその効果はどれくらいなのか、状況を全社員が把握できる情報共有も重要です。
一人一人が実施してきた内容が共有されることで、一人一人の意識改革にも結び付きます。
結局、会社全体の効率化は一人一人の意識改革が大きな推進力となるからです。

「仕組み」として劇的に労働生産性を高める方法!

pexels-photo (9)長時間労働を払拭するために劇的に改善する方法としてワークフローシステムの導入があります。
その一つがクラウド経営システム「ALL-INです。

クラウド経営システム「ALL-IN」にはALL-INー販売/仕入/在庫という機能があり、
売上から仕入案件の「作成」「発注」「仕入」「支払予定」の作成、リアルタイムの在庫の把握と過去の在庫の変動推移を確認することもできます。
ワークフローが可視化され、ビジネスプロセス改革(業務フロー可視化、改善)にも寄与できます。

また、ALL-INー人事・給与では、ALL-INー販売/仕入/在庫と連動して見積書の作成、受注、売上請求までスムーズに行えます。
銀行に入金があった場合はそのデータが取り込まれ、自動的に仕訳を行う機能もあります。
さらに各従業員が付けた勤怠管理情報から、勤務時間や残業時間が自動集計され、残業代や給与を自動計算します。

売上伝票が会計と自動連動するため、帳票が不要となります。
ペーパーレス化を推進し、内勤社員の業務が大幅に改善されることは間違いありません。

そしてALL-INーコックピットという機能があります。
全社的全ての会社データが可視化され、全データからリアルタイムに生成される指標が、グラフや図表を用いたインジケータで表示されます。
すべてのデータがつながっているので営業からバックオフィスまで現状を見える化でき、何が課題なのか、全社的視点で課題が浮き彫りになってきます。
売上、経費、平均リピート回数、労働生産性、利益推移、現金預金推移など、経営者が必要とするデータ全てがリアルタイムで把握できます。

社内の効率化改革がデータとして把握でき、昨年対比などでどれだけ効率化が進捗できるのか、数値で把握することもできます。
社内に共有することでさらに社員一人一人の意識改革に寄与できるのではないでしょうか。

おわりに

pexels-photo-374845少子化による人材不足が長時間労働を生み出す状況が広がってきています。
しかしながら、社員の過労死によるブラック企業の烙印など、長時間労働は大きなリスクを抱えてしまいます。
こういった状況を一気に改善するのがシステム導入による「労働生産性の向上=効率化」です。
2人分の業務量を1人で実施できる企業が、社員の働きやすさにもつながり、かつ経費削減による企業の収益強化にも寄与できます。
競合他社にも負けない、筋肉質の企業体をつくり上げるには不可欠な取り組みとなるでしょう。

以下の記事でも、働き方改革について紹介しています。ぜひご覧ください!

「優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと」

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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