リモートワーク ツール タイトル
リモートワークにおいて大切なのは、従業員同士の情報のシェアやコミュニケーションです。直接顔と顔を合わせないからこそ、確実かつ速くやりとりしたいものです。そんなリモートワークを応援してくれるような、便利なツールを今回はお伝えします。

1.appear.in

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appear.inとは、テレビ会議をするのにとっても使いやすいツールです。その理由は主に2つ。アカウント登録が不要なのと、リンクをシェアさえすれば、携帯電話やパソコンなどどのデバイスからもテレビ電話ができるからです。

リモートワーク制度は、直接会って一緒に仕事をしているわけではないので、コミュニケーションはしっかり取りたいものです。

多くのコミュニケーションツールはアカウント登録が必要ですが、これはその手間が省けるので、気軽に使えます。また従業員だけでなくクライアントとやりとりしたい場合も、連絡を取り合っているツール(メールでもLINEでもmessengerでも)を通してappear in.のリンクをシェアするだけで、簡単にテレビ電話が可能になります。

またテレビ電話の質が高いのも、appear in.が支持されている理由です。画質が良い、ネット回線が切れにくい、プライバシーが強いSSLによって暗号化されているので電話で話した内容が漏洩する可能性が低いなど、信頼できるツールなのです。

2.Confluence

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会社から離れていても、会社の状況が手に取るようにわかるツールです。チームが取り組んでいる仕事の全てが、このツールの中に内蔵できて、仕事に必要な情報を探したり、データを整理する時間を省けるのが特徴です。他にも書類の作成、ディスカッション、スケジュール管理もできるので、リモートワークを大きくバックアップしてくれるツールです。

例えばリモートワーカー同士で協働で1つの資料を作りたいとき、Confluenceには過去のミーティング議事録や各メンバーが作ったドキュメントにコメントを残したり「いいね」をする機能があるので、チームが必要とするものすべてをウェブ上で作成できます。チーム内のメンバー同士やクライアントとやりとりしているメッセージも、このツール内で一括できるので、複数のツールを行き来する必要も無くなります。

カレンダー機能が手厚いのも、このツールの特徴です。メンバーのビジネスの予定もプライベートの予定も色分けして入力でき、特にビジネスのスケジュールでは出張や会議の予定など詳しく入力できるので、いつなら会議ができるか、連絡が取りやすいかなどわざわざ個人で連絡を取らなくても判断できます。

3.Basecamp

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Basecampは、オンラインでプロジェクトを管理できるツールです。「よりシンプルに使いやすく」をテーマに作られているので、すっきりとしてわかりやすいルックスです。チームのメンバーとタスクを共有すると、誰がどんな仕事を現在しているのか、仕事がメンバー間で偏っていないか、またどこでつまづいているのか、どのようにヘルプを提案できるのか、などがわかるようになります。その結果として、リモートワーカーがいてもプロジェクトをスムーズに進行できます。

その理由として、以下の機能が内蔵されているからです。

①メッセージ

メッセージタブをクリックして、メッセージを投稿してみましょう。太字・斜体・リストなど、wordと同じような簡単な工夫ができます。またチームのメンバーやクライアントもBasecampに招待している場合は、メールでやりとりするより、このメッセージを通してやりとりする方が多くなります。共有している資料やデータについてメッセージを通して話したい時に便利な機能です。メールなど他のツールでやりとりしていると、資料やデータをシェアしたい時もわざわざ添付しますよね。追加でシェアしたい時や、だいぶ前に送った資料を再度見たい時に引っ張り出してくる際の労力もセーブできます。

②マイルストーン

マイルストーンとは、プロジェクトの中で目安となるステップ・節目・期限のことです。まずプロジェクトの期限内にマイルストーンを置いていくことで、大まかな進行予定を決め、次に紹介するTo-Doリストを作るといいでしょう。もちろんTO DOリストを書き出して進行予定を決める方法でもいいと思いますが、TO DOリストが細かい部分まで網羅する予定を作るとしたら、マイルストーンは大きな目安を示してくれるものです。プロジェクトで視野を狭めず、広い視野を持ち続けるためにも、使いこなせるといいでしょう。

③To-Doリスト

その名の通り、プロジェクトを進める上でやらなくてはならないことです。その”やること”も作業の進行状況によってカテゴリーを分けられて、「対応中」や「早急」などのリストを作り分けできます。また社内のメンバーだけで進めていきたいタスクは、「非公開」にチェックを入れると、クライアントには表示されません。クライアントを招待している場合でも、このような機能をうまく使えればよりスムーズに仕事が進みますね。

最後に、これはパソコンからだけでなく、スマートフォンからもアクセスできるのも便利な点です。電車やタクシーでちょっとした移動中にわざわざパソコンを開かなくてもメッセージのチェックや対応はスマホでできます。デザインもスマートフォンに対応しているので、ブラウジングも簡単にできます。

4.ALL-IN

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ALL-INとは、中小企業に必要なシステムをこれ一つにまとめた業務システムです。” これさえあれば他のシステムは何もいらない ”をコンセプトにしているほど、必要なシステムは全てこの中に揃っています。搭載されている機能は、「顧客管理(CRM)」、「集客支援(MA)」、「営業支援(SFA)」、「販売/仕入/在庫管理」、「給与計算」、「会計システム」、「人事管理」、「ビジネスインテリジェンス(BI)」、「メール配信」と、人事から経理まで幅広い会社の部署の機能があります。そしてこれらそれぞれの搭載システムが連携してつながっているので、今の会社の状態がひと目でわかります。わざわざ各々の部署メンバーに状況を聞かなくても、データとともに現況を知ることができるのが、便利な点ですね。

またカレンダー機能ではお互いのスケジュールが見えるので、会議の時間や仕事をシェアする時間をすぐに判断できます。
勤怠管理もこのツールがあれば一括できるので、リモートで働いていても、勤務報告や進行状況を簡単にシェアできます。

まとめ

今以上にITやAIの発展、また女性がベンチャー企業や中小企業でも戦力になってきたら、リモートワークの必要性や必然性がどんどん高まっていくでしょう。その時を見越してリモートワークをバックアップしてくれるツールに馴染んでおくのは、とても有効な先行投資だと思います。またリモートワークのためではなくても、社内やチーム内の情報を1つのツールにまとめておくのは、結果的に様々な労力や時間を節約してくれるので、より生産性の高い仕事ができるようになります。ぜひ自社にあったツールを導入して、会社全体の生産性を向上していきましょう。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに