業務の属人性を排除できていますか？

ある業務が特定の社員に依存していたり、新人に教える内容が上司によって異なっていたり・・・あなたの会社に、属人的な業務はありませんか？

属人的な業務を抱えていると、もしもの時にその業務が回らなくなり、会社の経営を揺るがすトラブルに繋がる可能性があります。

そこで、経営者の方に是非取り組んで頂きたいのが「仕組み化」活動です。

仕組み化とは何か、なぜ仕組み化する必要があるのか。仕組み化の基本について、この記事でご説明します。

仕組み化の定義

仕組み化とは「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること」です。仕事を細分化し、「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法」を構築することを目指します。
「属人性を排す」や「仕組み」と聞くと、人間的でないような印象を受ける方もいるかもしれません。しかし、仕組み化をすることで人はもっと安定的に仕事ができるようになります。

なぜ仕組み化する必要があるのか

「うちの社員は全員優秀だから、属人性をなくす必要はない」と思われる経営者も、もしかしたらいるかもしれません。しかし、仕組み化は全ての会社で行われるべき活動です。

それでは、なぜ仕組み化する必要があるのでしょうか？それは、いくら優秀であっても、人は不安定な生き物だからです。ここでの「不安定」とは、「同じパフォーマンスを発揮し続けられない」と「退職する可能性がある」という意味です。さらに、不安定な人間が行う限り、仕事は不安定であり続けます。

この３つの点について、もう少し詳しくご説明します。

人は、同じパフォーマンスを発揮し続けることは難しい

人は不安定なので、なかなか同じパフォーマンスを発揮し続けられません。昨日までは調子が良かったのに今日は風邪を引いてしまい仕事ができないときや、プライベートで嫌なことがあって仕事に身が入らない日もあります。

これは、経営者の業務に関しても同じことが言えます。あなたが病気や怪我で業務ができなくなったとき、会社の業務が停止してしまえば会社は倒産の危機に陥ります。

人間が同じパフォーマンスを常に発揮することはほぼ不可能ということを理解し、属人的な仕事を全て「仕組み化」しておけば、もしもの時も安心して業務を行うことができます

人は、退職する可能性がある

人は不安定なので、退職する可能性があります。社会の流動化が進み、転職が当たり前となりつつある昨今、キャリアアップや子育て、介護などの理由から、長年勤めていた社員が転職してしまうのはよくある話です。

そこで、特定の社員に依存している業務がある場合、その社員が辞めてしまうと業務全体が止まることになってしまいます。これでは、安定した価値を顧客に供給できなくなってしまいます。

例えば、とあるIT企業では、データベースの管理者が突然辞めてしまい、誰もデータベースに触れない状況が続いてしまいました。

人は不安定。だから、仕事も不安定になりがち

成功し続けるためには、安定性が重要です。また、経営の安定性の土台は、仕事の安定性の積み重ねでできています。

しかし、上で述べたように人間は不安定な生物です。そんな不安定である存在の人が仕事をする限り、仕事は不安定であり続けてしまいます。

そのため、経営を継続させるためには、属人的な部分を減らす仕組みや、人の不安定さをサポートする仕組みが必要です。

終わりに

仕組み化されていない会社は、仕事も不安定になってしまいます。仮に明日社長がいなくても、社員が突然辞めてしまっても、問題なく業務が遂行できる体制を整えることは、経営者が取り組まなくてはならない活動です。

あなたの会社は、属人性を排除できていますか？優秀な社員に頼り切りになっている業務はありませんか？今一度、確認してみてください。「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる」ような仕組みが、いざという時あなたの会社を助けてくれるはずです。

次の記事では、仕組み化することで得られる5つのメリットについてご紹介します。

→次の記事へ

「２. 「仕組み化」することで社長が得られる５つのメリット」