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【グループウェア】今がチャンス、社内SNSの導入から活用まで!

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世間では、ツイッターやFacebook、インスタグラムといったSNSの活用が欠かせなくなっており、SNSを利用することが生活の一部になっている人もいるほどです。社会の流れもあって、情報共有のスピードアップや顧客対応の品質向上を目的に社内SNSの導入を検討する企業が増えてきています。

しかし、社内SNSを導入してもうまく活用できていない企業も少なくありません。私生活では活用の幅が広がっているSNSが企業ではなぜうまく利用できていないのでしょうか。企業で社内SNSを有効的に活用する方法を解説します。

社内SNSに対する誤解

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まずは、経営者がSNSに対して誤解しやすい点をお伝えします。

SNSと聞くと、写真をアップしたり、遊びに行った出来事を公開したり、プライベートでの活用を思い浮かべます。そのため、経営者は仕事でSNSを利用するイメージが湧きません。社内SNSを利用することが仕事中に遊んでいるような感覚を持ってしまうと、活用方法を考える前に、そもそも導入にすら至りません。

経営者が知るべきことは、社内SNSが企業活動に確実に活かされるメリットがあるということです。社内SNSがあれば社員のコミュニケーションが強化され、顧客対応が良くなります。

リアルでスピーディーな事業活動ができるようになります。経営者の思いを社員に伝えるのも容易になることでしょう。

社内SNSに対して先入観の誤解を持たないようにし、本質を見るようにしてください。後ほど、社内SNSの成功事例についてご紹介します

社内SNSが定着しない理由

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社内SNSを導入する企業が増えている中、うまく定着していない企業も多くあります。これは、SNSへの関心は高いけれども、投稿するということに抵抗があるからです。プライベードでのSNSの利用においても、閲覧がメインになっている人の方が多く、そもそも稀にしか投稿しない人が多いからなのです。

社内SNSを定着させるためには、社内におけるシステムの位置づけを経営者が明確に指し示す必要があります。または、社員が活用をしてくれるようなトリガーを用意する必要があります。

積極的に利用する社員を選抜する

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いわゆるサクラを用意するということです。社内SNSのメリットが活かすために、導入当初は積極的に投稿をするメンバーを複数名選抜してください。選抜するメンバーは、若手から中堅に至るまで、職種や年齢が違うメンバーを選ぶと良いでしょう。

「製造部では商品を作る時に様々な品質向上の取り組みをしています。例えば・・・」
「あるお客様から、当社の商品に対して○○といった意見をいただきました」
「新人の頃に教えていただいたプレゼン資料の作成方法がとても役立ちました」

など、情報を流すことに抵抗が無いようにしてあげるのです。中には、プライベートの情報を加味するのも悪くありません。仕事の合間に息抜きできるような情報が流れるようになれば、見る社員も社内SNSへの抵抗が薄れていくようになります。

仕事以外の内容ばかりになっては意味がありませんが、ある程度のプライベート情報が流れていくことを経営者は容認するようにしてください。

不要なツールは利用を停止する

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経営者にとってかなり勇気のいることですが、これまでに利用していたシステムの一部は利用を停止してみましょう。最初は並行運用でも構いませんが、どこかでリミットを作っておくのです。

社内SNSと重複するシステムといえば、営業日報などが思い浮かびます。日々の報告を社内SNSに移管することで、最低限でも営業からの投稿が増えていくことになります。社員が慣れてきたら、利用方法を応用させていけばいいのです。これまでは部下から上司に向けての報告だけになっていたものが、全社員の目に触れることで緊張感が生まれるのもメリットの1つです。

社内SNSの成功事例

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ここからは、社内SNSを活用した成功事例をお伝えしていきます。実際に導入した企業がどのような活用方法をしているのかを認識し、活用の幅を広げていってください。

経営者の思いを共有

社内SNSを見る癖をつけるためにも、経営者からの情報を発信するような場を作ります。1つの掲示板を用意しておくことで、他の情報に交じってしまうこともありません。経営者からの思いを発信するタイミングは、最低でも月に1回程度を予定しておきます。中には、風通しを良くするために経営者が普段何をしているのかといった情報を入れてみると良いです。

経営者の思いを発信することで、企業としての戦略が社員に根付きやすくなり、社員全員が同じ方向を向くことができるようになります。また、経営者のプライベートな情報を社員が閲覧することで、社内の風通しは確実に良くなります。

コミュニケーションの強化

顧客とのやり取りをタイムラインに流すことが主流になれば、社員が何気なく確認できるようになります。移動中の電車内でスマホを見ていれば、今の商談状況が確認できますし、メールのような固い内容でなくてもいいので、漏れなく情報が流れるようになります。

タイムラインに投稿された内容は顧客に紐づきますので、後でじっくりと顧客対応を確認をすることもできるようになるのです。自ら見に行かなければならない情報が自然と目に入る情報に変わることで、リアルなコミュニケーションの実現が可能になります。

顧客対応の品質向上

コミュニケーションが強化されると、指示型から自発的行動型に変わります。営業マンが商談後、営業サポートのメンバーに必要な資料を作ってもらいたい時、事細かに指示をすることがあるでしょう。

しかし、コミュニケーションが強化されれば、言われる前から営業サポートは何を作ればいいのかが理解できるようになります。製造部門としては顧客の要望を商談状況からキャッチアップし、顧客が求めている機能を把握できるようになります。

経営者は、社員が自ら考えて行動を起こすことに大きなメリットがあることを知っています。指示を待つ人は減っていき、多くの社員が自分の意思を尊重して行動できるようになります。

社内SNSの活用まとめ

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社内SNSを導入するためには、先入観を捨てて、活用するシーンを思い浮かべるところから始めます。導入して失敗している企業も多い中、オリジナルな活用方法を考える事も大切です。コミュニケーションが強化され、顧客対応の品質向上のために、経営者には取り組む決断が迫られています。

弊社のALL-INでは、バックオフィス(販売管理・経理、決算業務)やミドルオフィス(グループウェア・給与計算)など、経営に必要なすべてのシステムがオールインワンされており、連動していくことが強みです。

もちろんグループウェアも搭載しており、様々な業務の効率化に役立ちます。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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