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Webツールで生産性を上げる時代へ

生産性を上げるツールはここ数年で、加速度的に広がりを見せており簡単に導入・使用できるものがたくさんあります。仕事をしていく中で、無駄な時間を消費せず、やるべき仕事に集中することが生産性の向上につながります。

FacebookやSkypeに代表されるように、生産性を上げるWebツールの多くは海外から上陸しており、日本のビジネスでの利用も盛んです。そこで今回は海外で人気のツールの中でも、仕事をする上で効率化を図りたい社内コミュニケーション・ミーティング・タスク管理・メールに役立つツールをご紹介します。

1.Slack

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>>>https://slack.com/

こちらはサンフランシスコに拠点を構えるSlack Technologies, Incが提供するチャットツールです。2013年のサービス開始以降、爆発的な広がりを見せ、2016年5月時点で300万ダウロード数を記録しています。

基本的にはSkypeやLineのようなオンラインチャットサービスで、下記画像のようにリアルタイム・気軽なやり取りが行えるビジネスSNSです。
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SlackにはCHANNELS・PRIVATE GROUPS・DIRECT MESSAGESという下記のような目的別のチャットグループを作成できる機能があります。

CHANNELS → プロジェクト・チーム別のオープンチャット
PRIVATE GROUPS → 秘匿性の高いクローズドなチャット
DIRECT MESSAGES → 個人的な要件や1対1のやり取りするチャット

このように会話の規模や種類別に柔軟な対応ができるので、効率の良いコミュニケーションが可能です。
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Slackを際立たせている最大の機能が豊富な外部サービスとの連携になります。
Slackでは連携できる外部サービス・アプリの数が圧倒的に多く、2016年2月時点で280を超えています。外部サービスとの連携で業務効率化が可能になります。
例えば、
・Google Driveと連携して、Drive上のファイルをチームで共有する
・InstagramやTwitterと連携して通知を受け取ったり、Slack上でも投稿を表示されるようにする
・SkypeやAppearなどの通話サービスと連携して、Slack上から各ツールを開いて通話できるようにする

など仕事でよく使うツールを連携させておくと、ツール間の行き来を省くことができ時間短縮にもなります。

他のビジネスSNSに比べると、単なるコミュニケーションツールに収まらず、仕事に使うツールのプラットフォームとしての役割を果たす印象を受けます。

2.Less Meeting

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>>>http://lessmeeting.com/

こちらは会議の効率化を図るためのツールです。LESS MEETINGではリアルタイムでミーティングの時間管理、アクション、決定事項を共有できます。興味深いのが下記画像のように、議題ごとに使う時間を振り分けることで、ミーティングに使う時間を最適化できる点です。ミーティングには無駄な時間が使われることが多いと聞きますが、このようにあらかじめ時間設定が出来ると、集中してミーティングに臨めます。
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また、よく使うタスク管理のツール・アプリと連携させることで、ミーティングで決まったタスクを自動的にアップロードできるのも魅力的です。ミーティングからタスクの実行へスムーズに移行できるのがポイントです。
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特筆すべき点は、ミーティング後に議事録が参加者に自動的に送られることです。こういった機能があると会議の内容を即座に復習でき、内容が頭に入りやすいです。

3.Trello

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>>>https://trello.com/

こちらは「Googleでリモートワーカーのマネジメントを経験した人物が語る4つのコツ」でも紹介されていたタスク管理のツールです。

ボード上にタスクをカードとして貼り付けて、メンバーで共有するというシンプルさがポイントです。
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ボードには「To Do」「Doing」「Done!」の3種類あり、タスクの進行状況に合わせてカードをドラッグアンドドロップで振り分けられます。リアルタイムでタスクをアップデートし、進行状況の見える化を図れます。
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Google DriveやDropboxなどのツールからファイルをアップロードすることも可能であり、カードにコメントもすることができるので、タスク管理のツールとしてはうってつけな印象です。

4.Streak

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>>>https://www.streak.com/

こちらはGmailと連動して、送信したメールがリーチしているのか追跡できるツールです。社外とのやり取りでGmailを使う方は多いと思いますが、メールはどのように整理していますか?恐らくタグ付けをしたり、星マークを付けて整理するのが一般的かと思います。ですが、それではタグや星マークがどんどん増えていき、大切な顧客とのやりとりを見逃してしまうといったことが起きるのではないでしょうか?

一方Streakでは、「返事の帰ってきたメール」「返事待ちのメール」と、追跡しているメールの反応ごとに整理することが可能です。追跡中のメールに返事が来たら通知もしてくれるので顧客管理に一役買っています。
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もちろん、追跡昨日はオン/オフの切り替えが簡単に行えるので、重要度の極めて高いメールのみ追跡するといった使い方も出来ます。

おわりに

世界と比べると、日本人ホワイトカラーの生産性は低いと言われています。一方、アメリカのホワイトカラーはなぜ生産性が高いのでしょうか?

その答えの一つとして、システムやツールを惜しみなく使用し、仕事の効率化を図っている点が挙げられると思います。便利なツールがどんどんと出てくる時代になり、簡単に使えるものもたくさんあります。働く中、いい意味で”楽”をするために、ツールを使って生産性を上げてみてはいかがでしょうか?

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに